Опишите бизнес-процессы быстро и понятно, помогите сотрудникам их соблюдать

На наш взгляд, основные причины таковы:

1. Бизнес-процессы прописываются без привлечения исполнителей работ. В итоге новый регламент вызывает сильное сопротивление при внедрении, так как не описывает много нюансов, неизвестных авторам, но важных для исполнителей. Кстати, часто эти нюансы оказывают решающее влияние на эффективность бизнеса.
2. Бизнес-процессы прописываются непонятным языком для тех, кто будет по ним работать. Такие техники описания бизнес-процессов, как IDEF0, DFD, IDEF3, ORACLE, BAAN, ARIS и др. знакомы лишь узкому числу специалистов. Поэтому для того, чтобы бизнес-процессы понимали все, нужны предельно простые технологии описания.
3. Регламенты не наглядны. Нам, как практикующим консультантам, часто приходилось отмечать, что неработающие процессы, регламенты и инструкции обычно написаны трудным языком и схемы в них если и присутствуют, то разобраться в них можно с трудом. Чем больше наглядности — тем проще и быстрее внедряется процесс.
4. Процессы часто прописывают по принципу «будем так делать, когда наступит коммунизм». А так как пока коммунизм не наступил, то сотрудники все делают иначе, чем прописано. Картинка часто слишком идеализирована. Именно поэтому крайне важно описывать процесс именно так, как он дает результат сейчас, а потом улучшать его с помощью небольших (кайдзен) или прорывных (реинжиниринг) действий.
5. Невысокий уровень уважения к законам в принципе, на уровне общей культуры. В нашей стране многие законы не работают. Жить по законам не считается почетным. Почетным считается их безнаказанно нарушать и обходить. Именно поэтому любой организации для того, чтобы стать сильной, необходимо привить своим сотрудниками культуру игры по прописанным правилам.

Как, с учетом перечисленных проблем, сделать прописанные процессы действующими?

Алгоритм экспресс-описания бизнес-процесса:

Один из приемов — техника быстрого описания бизнес-процессов. Почти любой бизнес-процесс можно описать с ее помощью за 50 минут. Вот алгоритм:

1. Собрать команду участников процесса.
2. Обязательно спросить у них, насколько одинаково они понимают бизнес-процесс в котором участвуют. Конечно же, получить от них ответ: «Одинаково!»
3. Разделить команду на две группы, каждая из которых изолированно от второй описывает бизнес-процесс графически, визуализируя на листах флипчарта работы, входы и выходы процесса по специальному шаблону. Самый простой шаблон выглядит вот так:

  
В этом шаблоне

• Вход — условие, при котором начинается выполнение этапа процесса в виде работы.
  
• Этап выполнения работы — описание того, что должно быть сделано. Желательно здесь же описать методику, по которой должна быть сделана работа.
  
• Ответственный — один сотрудник, отвечающий за результат выполнения работы. Если есть соисполнители, то работы описываются в виде подэтапов.
  
• Выход — зафиксированный в виде записи результат выполнения этапа процесса. Выход одного этапа является входом для следующего этапа процесса.
  

4. Повесить описания разных групп рядом и сравнить. В большинстве случаев мы увидим, что участники на самом деле не совсем одинаково понимают бизнес-процесс, в котором участвуют.


5. Оценить наиболее проблемные части бизнес-процесса. Для этого мы рекомендуем использовать голосование цветными метками, в том числе анонимное.


6. Привести всех участников к единой схеме бизнес-процесса.
7. Принять единую схему бизнес-процесса, поставив подпись каждого участника на листе флипчарта.
8. Отдать описанный бизнес-процесс на автоматизацию в ИТ-системе предприятия.


9. Получить команду единомышленников, которые одинаково понимают, кто из них, что и на каком этапе делает для получения гарантированного результата.