Бывает, что мы титаническими усилиями наводим порядок, но через некоторое время обнаруживаем, что рожденная в муках структура нас сковывает. Поэтому популярна идея, что порядок в документах может быть только у очень структурных, методичных, четких людей. В этой статье мы на конкретном примере покажем, как человек с любым характером и типом мышления может упростить поиск информации в файлах и папках компьютера.
Для примера возьмем одну из основных личных папок на компьютере автора. Вот как она выглядела до структурирования:
Чтобы автоматически превратить в карту структуру нужной папки в MindJet выберите MapParts в панели справа, затем File Explorer — All Files and Folders. Также, в ближайшее время мы выпустим надстройку для MindJet — «Структуратор», которая облегчит работу с файловой системой. Перемещая топики в карте вы сможете перемещать свои файлы и папки на компьютере. Следите за обновлениями на нашем сайте.
Найти в этой папке то, что нам нужно очень непросто. Как же лучше структурировать информацию?
Создайте отдельную папку «Другое», куда вы будете помещать информацию, которую можно удалить через некоторое время (например, билеты в театр, программа выставки, которую вы хотите посетить и т.п.).
Что делать, если файл/папку можно отнести к нескольким «веткам»? Выбор того или иного варианта зависит от задачи. В данном примере есть категория «проекты», которые относятся и к коучингу, и к тренерству, и к психологии. В этом случае следует либо создать отдельную папку «Проекты», а внутри нее разместить подпапки «коучинг», «тренерство», «психология», либо в трех папках (коучинг, тренерство, психология) создать по папке «проекты». Как выбрать оптимальный вариант? Нам надо решить, куда отнести папку «Проекты». А проект представляет собой деятельность, следовательно, классифицировать информацию нам надо по характеру деятельности. Если вы проводите тренинги, коучинг и психологические консультации как фрилансер, и зарабатываете на всем этом деньги, то лучше выбрать вариант «Проекты — Коучинг; Тренерство; Психология». Если же коучинг, тренерство и психология — это три отдельные сферы вашей деятельности (например, вы работаете тренером, как сотрудник компании, иногда бесплатно проводите коучинг для друзей и время от времени консультируете людей, как психолог-фрилансер), то больше подойдет вариант «Коучинг — Проекты; Тренерство — Проекты; Психология — Проекты».
Используйте нумерацию в названиях папок для их приоритезации (под номером 1 наиболее часто используемые).
Создавайте подпапки «Архив», в которые складывайте информацию по завершенным проектам. Например, «Архив проведенных тренингов», «Архив завершенных проектов».
Если в процессе создания документа, которым вы потом будете пользоваться, вы сохраняете несколько его версий, то, как только готова финальная версия, предыдущие версии отправляйте в подпапку «Архив».
Не размещайте часто используемые файлы слишком «глубоко». В данном примере это файлы «Бюджет» и «Сайты» (список избранных ссылок) и размещены они в папке «1 Личное».
Вывод
Небольшие усилия вначале приведут к экономии времени, нервов и денег впоследствии. Организуйте свою работу так, чтобы работать можно было максимально комфортно.
P.S. Мы будем и дальше развивать эту тему, следите за статьями на нашем сайте.
Отправляя это сообщение вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности
Слово экспертам
Презентация без Power point
Рисунок стоит тысячи слов. Изображения мы воспринимаем гораздо быстрее, чем слова и запоминаем надолго. При этом «детские» или графические рисунки привлекают наше внимание быстрее, чем тщательно прорисованные профессиональные картины. Че...
Слово экспертам
В чём ценность сертификации ICA?
"Методы фасилитации в группе" - это обучение передовым техникам вовлечения, достижения договорённостей, командной работы и энергетизации сотрудников, пробуждения креативности для тренеров, коучей, консультантов, фасилитаторов, ...
Слово экспертам
Книги о бизнесах со смыслом
Слово экспертам
Топ-10 книг 2014 Сергея Бехтерева
1. Джеймс Клавелл. Тай-Пэн 2. Никколо Маккиавлели. Государь База, как мне кажется, для понимания законов управления идеологией и формирования сильной корпоративной культуры. Книга для лидеров, харизматиков и тех, кто хочет ...
Слово экспертам
Как управлять непрерывным потоком входящей информации?
Воспользуйтесь этими лайфхаками при обработке своей электронной почты и вы сократите время на работу с почтой в 2 раза
Слово экспертам
Как улучшить отношение сотрудников к организации
Для того, чтобы сформировать новое мышление сотрудников в отношении той или иной составляющей организации, мы используем алгоритм формирования команды (добровольного принуждения)