Как управлять непрерывным потоком входящей информации?

Опубликовано в № от 28.09.22
Воспользуйтесь этими лайфхаками при обработке своей электронной почты и вы сократите время на работу с почтой в 2 раза

1. Видеть любое письмо в папке Входящие один раз

Часто много времени тратится на чтение одного и того же письма без принятия решения.Гораздо эффективнее всегда принимать решение в отношении каждого нового письма:
  • Если письмо не требует действия – перенести его в Архив. Зачем тратить на него ресурс внимания во время следующей проверки? В Архив!
  • Если письмо требует небольшого действия  меньше 2 минут – сделать его сразу же! Иначе в дальнейшем Вы потратите на включение и анализ этого письма больше времени. Сделать сразу!
  • Если письмо требует много времени (больше 5-10 минут), то имеет смысл перетащить письмо в Календарь и отдельно запланировать на работу с ним время

Применение этого простого алгоритма  позволяет уменьшить количество писем во Входящих… до 0!

2. Договоритесь со своими коллегами о результато-ориентированной формулировке всех писем. 

Часто сотрудники тратят много времени просто на то, чтобы понять, зачем это письмо пришло, что от них требуется, что конкретно надо сделать. Примерно 10 секунд на каждое письмо. Если писем в день 60 штук, то только на понимание цели письма может уходить 10 минут! 
Если формулировка письма начинается с глагола и отвечает на вопрос «Что конкретно сделать» - то обрабатывать входящую почту становится легче. Посмотрите: «Согласовать договор» вместо «Re: наш вариант», «Принять решение до 18:00» вместо «Что делать?!», «Отправить платеж в Гамма» вместо «Гамма: платежки».

3. Письма, требующие действия – попадают в папку «Кому». Все остальное – в папку «Информационное»

Чем выше уровень топ-менеджера – тем больше у него писем, которые требуют его внимания, но не требуют действия. Поэтому эти письма следует читать реже, один раз в день, в то время как письма, требующие действия, нужно читать постоянно.  Просто разграничьте эти два потока писем по разным папкам с помощью соответствующей настройки автофильтрации по папкам и внедрения вышеописанного корпоративного правила. 
Эти три лайфхака реально могут помочь уменьшить время на работу с почтой в два и более раза. 
Разграничьте потоки электронной почты, конкретизируйте, очистите почтовый ящик до нуля Входящих!  

Другие статьи этой рубрики

Слово экспертам

Виктория Ирбаиева - дизайнер перемен

28 Сентября 1209

Прямая, знающая себе цену, обладающая хорошим чувством юмора, Виктория Ирбаиева рассказала, как смогла реализовать детскую мечту стать дизайнером, о том, как подбирает сотрудников, работает с клиентами и обратной связью. В fashion дизайн...

Слово экспертам

18 книг о том, как создать и транслировать вдохновляющую корпоративную идеологию

28 Сентября 1167

Слово экспертам

Слова-утверждения - ключ к вашей уверенности

28 Сентября 1070

К нам в Центр Определения Способностей часто приходят с вопросом «Как стать более уверенным в себе человеком?». Сегодня эта проблема волнует очень многих. Работая с огромным количеством совершенно разных людей, мы поняли, что в 80% ...

Слово экспертам

Инновационное развитие и его «убийцы»

28 Сентября 1185

Наверное, все согласятся с тем, что инновации в наш динамичный век нужны в бизнесе любой направленности. Но что конкретно можно сделать для того, чтобы инновации стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни? Без однозначного ответа...

Слово экспертам

Топ-10 книг 2014 Сергея Бехтерева

28 Сентября 1178

1. Джеймс Клавелл. Тай-Пэн 2. Никколо Маккиавлели. Государь База, как мне кажется, для понимания законов управления идеологией и формирования сильной корпоративной культуры.  Книга для лидеров, харизматиков и тех, кто хочет ...

Слово экспертам

Morning Star – производственная компания

28 Сентября 1176

Morning Star – производственная компания, занимающая 60-70 % рынка производства продуктов из томатов в Америке. Там нет должностей, оргструктуры, а главным начальником является миссия компании. Карьера Дага Киркпатрика сложилась имен...