10 быстрых принципов оперативного управления

Это объясняется хаосом в системе оперативных коммуникаций компании. Но представьте себе: хаос можно быстро побороть и начать продуктивно работать в рабочее время!

Я систематизировал 11 лет своей работы практиком-консультантом и выделил 100 быстрых правил оперативного управления, которые позволяют быстро справиться с привычным многим оперативным хаосом. Но 100 правил – это сложно. А можно ли просто, спрашивают часто меня? 

Можно ли заменить сотню правил объединяющими принципами? Можно! И об этом данная статья. 

1. Фокусироваться на главном 

Знакомо ли вам привычное многим чувство вины в конце дня, что снова самое главное сегодня не сделано. Причин тому много: и внешний корпоративный хаос вокруг, и внутренняя неорганизованность. А все, казалось бы, все просто: научиться фокусироваться на самом главном. Или это не просто?

2. Уважение и воспитанность при совместной работе в кабинете/openspace

К сожалению, большинство сотрудников, работающих в открытых пространствах, очень их не любят. И это можно понять: постоянно звонящие мобильные телефоны, эмоциональные дискуссии, споры из-за кондиционера точно не повышают продуктивность труда. Впрочем, такая ситуация не везде. Есть компании, где работа в OpenSpace продуктивна и позитивна. Просто нужно уважать друг друга. Или это не просто?

3. Все, что должно быть сделано - планируется. Все, что запланировано - должно быть сделано! 

Планирование рабочего времени – зона интересов сотрудников или компании, которая это время у сотрудников покупает? Странно, но планированию времени не учат в школе и институтах. Поэтому приходится компаниям брать функцию обучения технологиям планирования времени на себя. А принцип сформулировать очень просто, и ему следуют все эффективные люди: если что-то нужно сделать – запланируй это. Если что-то запланировал – сделай! Или это не просто?

4. Мы управляем временем как корпоративным ресурсом! 

Однажды генеральный директор попросил секретаршу собрать сотрудников на собрание: «Настенька, соберите всех, пожалуйста. Только не по селектору, а через «Одноклассники» – так быстрее будет». Шутка, конечно. С долей шутки. Такая простая вещь, как организация встреч и совещаний, до сих пор во многих компаниях – настоящая головная боль. И отнимает часто много времени и, к сожалению, нервов. А, казалось бы, все очень легко – управлять временем сотрудников как корпоративным ресурсом, считать его, планировать, бюджетировать заранее. Или это не просто?

5. Вовремя и правильно обмениваемся информацией друг с другом

Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо с чувством, будто письмо уходит куда-то в черную дыру? И что вам или ответят, или не ответят, или прочитают, а потом скажут, что письмо не видели, не читали, не открывали? Культура коммуникаций во многих российских компаниях далека от идеала. Непонятная тема, мнимая срочность, невыполненные обязательства давно стали привычным явлением. Доверия коммуникациям и друг другу все меньше и меньше. А просто нужно было договориться о правилах обмена информацией. Или это не просто?

6. Готовимся, встречаемся и договариваемся!

Я не встречал еще ни одной организации, в которой бы не было совещаний. Они есть везде, но не везде они продуктивны. Не вовремя начали и закончили, нет зафиксированных итогов, люди не договорились, или договорились, а потом не сделали. В общем, позитива в отношении совещаний у сотрудников обычно мало. Но и без совещаний нельзя. Что делать? Все просто! Заранее готовиться, вовремя встречаться и технологично договариваться! Или это не просто?

7. Помощник вместо секретаря

Лидеру обычно сложно, лидер обычно сверх занят. И совещания организуй, и протокол подготовь, и задачи поставь, а потом еще и проконтролируй! Обычный секретарь с таким набором функций редко справляется. А вот помощник справляется просто! А еще онлайн-протоколирование для скорости! А еще управление телефонными звонками для фокусировки!  Или это не просто?

8. Держим свое слово.

В самых сильных культурах обычно нет сложных систем контроля поручений. Как их не было у русских купцов. Как их не было у русских офицеров. Как их не было у комсомольцев или коммунистов. Но было слово, которое принято было держать. Все просто! Дал слово – держи. В срок. Или это не просто?

9. Соблюдаем субординацию

Негатив, переход на личности, неконструктивная борьба за власть, назначение двух ответственных или получение задач сотрудником от нескольких руководителей – давно стали привычной нормой вещей во многих организациях. Как быстро усилить взаимодействие сотрудников в рамках принятой в организации структуры? Все просто. Договориться о правилах вертикального (руководитель-подчиненный), горизонтального (внутренний поставщик – внутренний клиент) взаимодействия, проектного и функционального взаимодействия! Или это не просто?

10. Все просто! Договариваемся и делаем!

Все вышеперечисленные принципы просты, но не понятны, если их не обсуждать и не договариваться о них вместе. В любой компании своя корпоративная культура, и свои правила оперативного взаимодействия. А принципы – едины для всех компаний. Как их адаптировать к корпоративной культуре организации – индивидуальный вопрос к каждой компании. Когда люди умеют говорить и договариваться, появляются понятные правила. Кто, что и когда делает. Например:

1)    Переводим мобильные телефоны в общем пространстве на виброзвонок

2)    Если стационарный телефон звонит, а коллега отсутствует, то перехватываем звонок и кратко фиксируем суть звонка на стикере, который оставляем на клавиатуре коллеги

3)    Планируем 60% времени на крупные блоки задач, а 40% времени распределяем на текучку

4)    Назначаем встречи заранее на свободное время в Календарях Коллег! За один-два дня до встречи, чтобы коллеги могли успеть к ней подготовиться.

5)    Перед тем, как дернуть коллегу, смотрим в его Календарь и определяем, насколько коллеге удобно сейчас общаться.

6)    Сотрудник, указанный в поле «Кому», обязан ответить на письмо, предполагающее ответ, до конца рабочего дня.

7)    Формулируем тему письма в результато-ориентированном виде: глагол + результат. Это помогаем нам быстрее понимать, что мы ожидаем друг от друга

8)    По телефону отправляем только срочное, остальное - почтой!

9)    Принятая задача обязательно должна быть зафиксирована сотрудником в электронном письме без напоминания руководителя. Письмо руководителю должно быть прислано в течение 2-х часов после назначения задачи (для мобильной фиксации рекомендуется использовать коммуникатор, ноутбук и др.).

10) Критикуем грех, но не грешника: не переходим на личности, конструктивно обсуждаем ситуации с целью дальнейшего недопущения повторения сделанных ошибок.

Все эти правила работают в сотнях компаний. Они успешно себя зарекомендовали во множестве  реализованных проектов. 

Принципы – едины для всех. Правила – разные, но Вы можете выбрать лучшие!