Как быстро адаптироваться на новом рабочем месте

Что происходит с менеджером за это время? 

Новый сотрудник прежде всего знакомится с коллегами, изучает регламентирующие документы и бизнес-процессы, познает неформальную корпоративную культуру. За время адаптации он собирает огромное количество информации из разных источников и выстраивает в своей голове полное понимание происходящего, что позволяет ему адаптироваться к работе в Компании. 

В один прекрасный момент менеджер вдруг понимает, что происходит в Компании и что следует сделать для того, чтобы добиваться поставленных перед ним задач. Этот момент можно условно назвать как "адаптирование", когда в работе появляется больше предсказуемости и осмысленности, становится меньше новой информации для постоянного изучения.

Соответственно, чем выше уровень менеджера, тем большее количество информации ему предстоит собирать и анализировать, и тем большее время ему требуется для адаптации. А особенно сложно приходится новому генеральному директору. Для того, чтобы двигать новую Компанию вперед, ему необходимо сначала проанализировать в режиме online огромное количество информации о текущем состоянии  Компании.

У Михаила Жукова, нового генерального директора Компании HeadHunter.ru, не было лишнего времени на адаптацию - цели стояли самые амбициозные и действовать необходимо было как можно быстрее. Для того, чтобы как можно быстрее создать картину происходящего в новой для себя Компании, Михаил в конце каждого завершенного рабочего дня инвестировал несколько минут на структурирование и анализ полученной информации. 

"В начале моей работы новой информации в голове постоянно было очень много и создать точную  картину происходящего было невозможно, - вспоминает Михаил. 

Но давно уже привыкнув освобождать свою голову для появления новых мыслей, я просто создал сначала хаос самых разных идей, а потом на его основе - интеллект-карту в MindManager. В итоге, очень быстро были определены ключевые области менеджмента в новой Компании, и я стал записывать всю информацию отдельными блоками. 

Очень быстро сквозь быстро разросшийся хаос стала проглядываться структура и я стал связывать объекты в отдельные блоки по смыслу. Уделяя каждый день в конце работы несколько минут на построение и анализ карты ключевых областей, я уже через три недели получил готовую структуру реальной работы большой и успешной Компании, которой начинал руководить. (см.рис.1.)

Рис.1. Верхний уровень структуры ключевых областей Компании HeadHunter.

Если раскрыть все уровни этой карты целиком, то получится слишком большая карта, для того, чтобы ее можно было хорошо рассмотреть даже на целой странице.

Вот так выглядит в полностью развернутом состоянии один из 11 блоков, посвященный управлению  (см.рис.2.).

Рис.2. Блок "Управление" в развернутом виде.

Уже через три недели после начала работы я четко представлял и понимал картину происходящего, видел все ключевые области, мог анализировать недостающие, провисающие и пересекающиеся области менеджента, просто просматривая созданную мной карту ключевых областей", - продолжает Михаил. "Теперь, когда была ясна картина происходящего в Компании, можно было переходить к  действию, то есть осознанному управлению на основе четкого понимания происходящего. А раньше, когда я не знал технологий майнд-менеджмента, всю эту картину приходилось выстраивать в своей голове, что занимало гораздо больше времени".

Создание личной файловой структуры на новом месте работы

В процессе начала работы я стал получать огромное количество информации в электронном виде из всех подразделений Компании. Сначала они сохранялись в одну папку, а когда образовался хаос - я  использовал для структурирования файлов уже кристаллизовавшуюся к тому моменту структуру ключевых областей менеджмента. 

Для того, чтобы быстро находить нужные письма и файлы, я создал аналогичную структуре ключевых областей структуру папок во Входящих Outlook, а так же в файловой  системе моего ноутбука. Таким образом я и в почте, и в файловой структуре использовал одну и ту же естесственно созданную структуру, соответствующую реальной структуре деятельности управляемой мной Компании, что очень помогает мне искать и анализировать нужную информацию.

Особенно удобным оказалось пользоваться умными кнопками Map Parts File Explorer, которые позволяют из карты Mind Manager отслеживать изменения в файловой структуре и прямо из интеллект-карты находить и открывать нужную информацию (см.рис.3.).

Рис.3. Файловая структура, созданная с помощью File Explorer.

Теперь я могу найти и открыть любую электронную информацию из единой карты Mind Manager, которая открыта у меня всегда, и это очень экономит время во время работы.

Передача информации и управление

Вначале я создавал карту ключевых областей менеджмента исключительно для себя, чтобы понять ситуацию и проанализировать ее. Однако, потом эта карта очень пригодилась мне для решения задачи систематизации работы Компании. Я продолжал регулярно просматривать и изменять карту в соответствии с новой поступающей информацией, но уже не так часто, как в самом начале. Через какое-то время карта уже существенно отличалась от того, что было в начале. 

И когда к нам пришел новый HR-директор, я использовал эту карту, чтобы как можно быстрее  посвятить ее в курс работы Компании, объяснить структуру и роли каждого подразделения. В  режиме Presentation я провел небольшую презентацию о Компании, особенно акцентировав внимание на областях HR- подразделения (см.рис.4.)

Рис.4. Структура ключевых бизнес-областей направления HR. 

После презентации я отправил по почте эту интеллект-карту новому HR-директору, и уже к конце первой рабочей недели она понимала, что от нее требуется и какие задачи необходимо выполнять для развития направления. Таким образом, я существенно ускорил процесс адаптации нового менеджера.

Создание и анализ организационной структуры, экспорт в Visio

Через какое-то время, когда структура Компании существенно изменилась, возникла необходимость  создать классическую организационную структуру, чтобы ознакомить с ней сотрудников и прописать  необходимые бизнес-процессы совместного взаимодействия. И опять же здесь очень пригодилась актуальная версия структуры ключевых областей, на основе которой была быстро создана орг. структура в Mind Manager. Верхний уровень этой структуры показан на рис.5.

Рис.5. Верхний уровень орг.структуры, созданной в Mind Manager  на основе карты ключевых  областей менеджмента.

После того, как структура была нарисована в MindManager, мы с помощью экспорта в Visio создали файл орг.структуры в привычной большинству сотрудников офисной программе и разослали для ознакомления.

Благодаря возможности устанавливать разные виды фильтров для отдельных объектов, в интеллект-карте можно анализировать информацию в разных управленческих разрезах. Например, увидеть всех текущих сотрудников одного из наших офисов в филиалах (см.рис.6.)

Рис.6. Установка управленческих фильтров.

Или, задав соответствующий фильтр, даже можно увидеть всех сотрудников, находящихся в декрете по всей Компании."

 Рис.7. Отфильтрованная информация: сотрудники, находящиеся в декрете.

Благодаря гибким возможностям MindManager и синхронизации со всеми приложениями Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Visio, Project), а так же личному примеру генерального директора, технологии майнд-менеджмента находят все больше и  большее применение среди сотрудников HeadHunter.ru, успешно решающих самые креативные задачи,  которые должна ставить перед собой лидирующая на своем рынке Компания!