Уметь фокусироваться и фокусировать

Опубликовано в № от 30.09.24
Как с помощью метода сфокусированного обсуждения не потерять важное и запомнить главное  

По роду своей деятельности я изо дня в день организую дискуссии, переговоры, встречи, пишу десятки писем или коммерческих предложений. Пройдя этот путь несчетное количество раз, я привыкла опираться на четкий и универсальный инструмент – метод сфокусированного обсуждения. Хочу отметить, что применять его можно и нужно не только на работе, но и вне ее.

Зачем вообще нужны обсуждения?

Вспомните лекции, на которых вы бывали в студенческие годы. И тех преподавателей, которые в буквальном смысле ее просто читали. Как много информации оставалось в голове после окончания? И наверняка были те, которые строили лекции на вовлечении, сопровождали рассказы историями. Обычно это гораздо действеннее. Правильно организованные обсуждения как раз и нужны, чтобы информация запомнилась без лишних усилий и специального процесса «запоминания».

Почему метод работает?

С помощью метода сфокусированного обсуждения вы легко сможете доносить свои идеи и мысли до абсолютно любой аудитории. Он появился в конце 40-х годов в США и применялся для солдат, которые недавно вернулись с войны – то есть для людей, которые находятся в стрессовой ситуации, но в том случае, когда было необходимо обсуждать серьезные вопросы, и проблемы, уходя от эмоций.

фокус.jpg
Уже потом метод начал использоваться для организации различных сообществ в других странах мира, позже пришел в бизнес. 

Метод сфокусированного обсуждения универсален потому, что понятен и тем, кто любит визуализацию, и тем, кто мыслит эмоционально, и тем, кто предпочитает эмоциям логику, и тем, кто требует разложенной по полочкам информации. То есть если нужно, чтобы двое или более людей договорились и поняли что-то за короткое время – этот метод будет действительно эффективным. Кроме того, используя его в личной практике, вы научитесь проверять предоставляемую вам информацию и уберегать себя от манипуляций. Надо лишь удостовериться, что по всем уровням, о которых речь пойдет ниже, вам достаточно данных.    

Принцип действия метода

 Метод сфокусированного обсуждения построен на вопросах. Но, разумеется не всяких, а правильных. В них и есть сила. В основе лежит воронка из четырех уровней вопросов, пройдя по которым можно разложить по полочкам любую дискуссию, перейти от поверхностного обсуждения к глубинному или даже разобрать конфликтную ситуацию. 
сила вопросов.jpg

Итак, уровень первый – факты

Уровень объективный. Например, когда вы готовите письмо, с чего стоит начать? Излагайте конкретные факты: кто, что, зачем.  Этот уровень – копилка фактических данных.

Следующий уровень – эмоции. 

Здесь сосредоточены чувства, переживания. Какой факт огорчил, что вызвало эмоции. В какой момент вы почувствовали радость.

Третий уровень – уровень интерпретаций

Задайте вопросы: Что все это значит? Какое значение имеет ситуация для жизни?

Последний уровень – принятие решений 

Какие выводы можно сделать? Какие уроки извлечь? Что бы вы посоветовали в такой ситуации? Как поступить, чтобы не попасть в какую-то ситуацию?
орип.jpg
Метод сфокусированного обсуждения, как вы видите, предполагает по большей части открытые вопросы. Это не случайно. Так проще и быстрее можно вовлечь аудиторию, заинтересовать, заставить говорить. По опыту отмечу, если человек вслух сформулировал мысль, уже дальше он охотнее и активнее будет участвовать в дискуссии.

Возможно, обсуждение необходимо сопроводить презентацией. Тогда нужно учесть несколько тонкостей при ее подготовке и использовать в слайдах те вопросы, которые вы считаете ключевыми для всей дискуссии.

С первых же шагов надо понять, какие слова и вопросы аудитория должна запомнить. Начинайте презентацию с главных мыслей. Для этого задумайтесь: что должен запомнить человек, которому все это адресовано? Это уровень объективный.

 Что касается эмоционального уровня, то можно, например, уже в конце презентации спросить: а что вас удивило? Какие моменты презентации показались вам наиболее яркими? Какие идеи вы считаете ключевыми? Но при этом помните, что по ходу обсуждения именно на этих мыслях, словах, идеях и моментах обязательно надо сфокусировать внимание людей, вызвать у них эмоции, заставить задуматься.

 На уровне интерпретаций предложите задуматься, о чем все это было? А какой урок можно извлечь? Какие появились идеи? Какие образы были ключевыми? Если речь не о презентации, а, скажем, о письме, то здесь уместны формулировки «Исходя из представленной выше информации, мы поняли, что…». То есть предлагаете наложить информацию на ситуацию.

И, наконец, на уровне принятия решения задавайте людям вопросы о дальнейших действиях: что мы можем сделать с полученной информацией? Какой наш следующий шаг? Или если снова говорить о письме, то вполне допустимо использовать обороты вроде «Буду благодарна, если Вы сделаете вот это... Со своей стороны, я готова сделать вот это».

Обратите внимание на неоспоримый плюс метода – фокусировка. Не секрет, что сегодня человек получает информации в разы больше, чем способен переварить и осознать. Наш мозг начинает фильтровать, сортировать, ставить барьеры на часть информации, независимо от нашего желания. Как раз метод фокусированного обсуждения позволяет увидеть, услышать, выделить что-то на самом деле значимое.

орип.jpg

Немного о том, как подготовить дискуссию по методу сфокусированного обсуждения

  • Шаг 1. Определите, на чем вы хотите сфокусировать аудиторию, – буквально одной емкой фразой.
  • Шаг 2. Напишите цель дискуссии – рациональную (чтобы люди что-то узнали, выучили, поняли, сделали) и эмоциональную (которая заинтересует, вовлечет, порадует, вдохновит, даст энергию, заставит задуматься).
  • Шаг 3. Конкретизируйте начальную точку: то есть четко продумайте, с чего вы начнете, как введете людей в контекст ситуации, какие слова будут сказаны в самом начале.
  • Шаг 4. Придумайте вопросы, которые помогут достичь обеих обозначенных целей. На этом уровне не нужно сортировать вопросы – как в мозговом штурме пишите все, касающееся темы, что придет в голову.
  • Шаг 5. Выберите нужные вопросы.
  • Шаг 6. Продумайте связки между вопросами, чтобы один вытекал из другого. Иначе логика дискуссии потеряется.
  • Шаг 7. Мысленно представьте себе обсуждение – как будто оно уже началось. Сразу улавливайте: в какой последовательности все движется, какие могут быть подводные камни, какие вопросы из задуманных могут оказаться неуместными или слишком сложными, что еще надо предусмотреть.
  • Шаг 8. Тщательно подготовьте начало: как заинтересуете людей, как пригласите их к диалогу, на чем сфокусируете, о чем надо договориться.
  • Шаг 9. Тщательно подготовьте завершение – вопросы, выводы, последний фокус внимания. Тут работает всем известное правило, что более всего запоминаются начало и конец.
  • Шаг 10. Перечитайте сценарий еще раз, проверьте и подсчитайте, сколько на все это потребуется времени.

Вот такие шаги позволят вам подготовить практически любое мероприятие – презентацию, переговоры, совещание, письмо, мозговой штурм, обсуждение, тренинг.  Вы увидите, что все получится намного эффективнее.
области применения.jpg
Мой коллега, наставник и ментор Билл Степлз рассказывает, что любую поступающую к нему информацию старается проверять по принципу этого метода. Особенно что касается рекламы: если на каком-то из уровней информации не хватает – значит, вами пытаются манипулировать и не дать принять взвешенное и осознанное решение.

Есть маленькая ремарка: необязательно идти строго в указанной последовательности уровней. Главное правило –  пройти их все. Все зависит от ситуации. Где-то лучше сразу отключить эмоции и начать с фактов, а где-то лучше прожить сперва рациональный уровень, чтобы успокоиться, потому что нет лучше способа пережить эмоции, чем поговорить о них.

Что я рекомендую почитать по этой теме:

1.      Саша Карепина «Искусство делового письма» - в ней автор прекрасно раскладывает, как доносить идеи письменно, чтобы быть верно понятым. Причем, речь не только о деловой переписке.
 2.      Алексей Каптерев «Мастерство презентации». Отличный рассказ о том, как правильно использовать этот инструмент и сделать его действенным.

Другие статьи этой рубрики

Слово экспертам

9 книг, которые перевернут ваше представление о питании и помогут быть энергичнее

30 сентября 2926

Слово экспертам

Как формировать команду

30 сентября 2809

Современный мир развивается так быстро и технологии копируются так просто, что конкурировать уникальным продуктом становится все труднее, а в некоторых нишах вообще невозможно. Успех компаний все больше и больше зависит от людей, которые...

Слово экспертам

Помогать тем, кто подписался изменять этот мир

30 сентября 2574

«Аджайл», «скрам», «холакратия» – инструменты, с помощью которых можно построить будущее. Важно определиться, что именно создавать. Как жить интересно и вместе с командой идти к прекрасной цели, а не просто жонглировать модными словами, ...

Слово экспертам

P2M: ценностно-ориентированный подход к управлению инновационными программами и проектами

30 сентября 4518

Управляя изменениями в компании, создавая сложный продукт, даже просто планируя длительную поездку, мы вольно или невольно управляем проектами. По сути, любая многосоставная задача может считаться проектом. Но всегда ли результаты проект...

Слово экспертам

Интервью с Байрамом Аннаковым

30 сентября 2900

«Байрам» – по-туркменски «праздник». И в самом деле, один из влиятельных людей в сфере российского бизнеса Байрам Аннаков – настоящий праздник: ума, интеллекта, мудрости, творчества. Байрам занимался заказной разработкой программного обе...

Слово экспертам

Портретное интервью с Игорем Олеговичем Вагиным

30 сентября 2722

Игорь Вагин - бизнес-тренер, преподаватель Высшей международной школы бизнеса при Правительстве РФ, профессиональный фасилитатор. Входит в ТОП-5 лучших тренеров России