Структуры процессов и проектов

Опубликовано в № от 6.12.21
Во время построения панели управления бизнесом в виде структуры процессов и проектов организации произошла одна очень жаркая дискуссия. Спорили менеджеры по продажам и производственники о том, как передавать клиента от продаж к производству. Мне пришлось внести изменения в программу сессии и уделить 2 часа построению схемы этого процесса.
Участники вначале очень скептически отнеслись к этой идее: «Да мы уже 3 года не можем договориться!» - сказали они. Но очень быстро включились в процесс и через 2 часа, к своему удивлению, они действительно договорились! В этой статье мы познакомим Вас с 7 шаговым алгоритмом, как это сделать.

Шаг 1. Подготовьте визуальный шаблон для описания процесса. Мы рекомендуем методологию SwimLane. Для описания мы обычно используем клейкую стену, где малярным скотчем отмечаем «плавательные дорожки».

e376a9d49834b350b3b4217d68d152e6.jpg

Шаг 2. В начале каждой плавательной дорожки напишите должность, которая выполняет определенные действия по процессу и принимает решения. На рис.1. эти должности показаны в виде бумажных человечков, которых мы из-за необходимости их постоянно вырезать самим начали специально производить.

 Важно отметить, что для дальнейшего описания процесса надо, чтобы все участники этого процесса, отмеченные в дорожках, были на сессии, которую вы организуете.

Шаг 3. Определите входы и выхода процесса. Проговорите их со всеми участниками, запишите их в начале и конце процесса, чтобы все сразу понимали его границы. 

be5414911a8129350fa8a445b7b8fc56.jpg

Шаг 4. Напишите основные действия, которые выполняются в процессе, и решения, которые принимаются во время выполнения процесса. 

74dbe7a3237cac0116b845cb20f33fdf.jpg

Для описания действий мы рекомендуем использовать специальные карточки формата А5 – они лучше всего подходят по размеру. Очень важно во время описания действий проговаривать их для каждой должности, обсуждая и согласовывая сразу на встрече.

Шаг 5. После того, как действия описаны и проговорены, их нужно связать с помощью входов и выходов. Если Вы используете для описания клейкую стену и делаете связи с помощью бумажного скотча, то можно писать сразу же на нем, это очень удобно.

cb4a317461c83b1230f983ff39ac0190.jpg

Шаг 6. После того, как процесс описан, его нужно еще раз проговорить с участниками и принять совместно. После этого мы рекомендуем его как можно быстрее перевести в цифровой формат и выслать всем участникам. Например, процесс, используемый в качестве примера в этой статье, в цифровом виде в формате новой версии MindJet MindManager 16 выглядит вот так:

83169ff7b56e479266ec8af86524955f.jpg

Шаг 7. Введение показателей каждого этапа процесса и отслеживание KPI процесса. 

После того, как процесс описан и принят участниками процесса, следует ввести измеримые показатели процесса, которые следует начать оценивать на регулярной основе. Это будет способствовать оптимизации процесса и его постоянному улучшению. Процесс станет управляемым, количество «косяков» обязательно кратно уменьшится!


Другие статьи этой рубрики

Инструменты

Управление энергией: как восполнить ресурсы и не жечь себя зря

6 Декабря 3861

Самая сложная работа - это работа над собой. Понять себя, порой, не просто. Проанализировать и осмыслить? Та еще задача. Мы барахтаемся в сгустке энергии, бурлим, истощаемся, валимся с ног или несемся куда-то, полные драйва. Мы живем, за...

Инструменты

Как навести порядок в начале года

6 Декабря 386

К большинству российских организаций можно применить цитату Эвардса Деминга: «… чтобы управлять системой, нужно понимать взаимоотношения между всеми компонентами в ее пределах и людьми, которые в ней работают». Если же менеджеры управляю...

Инструменты

Как учить людей разных поколений

6 Декабря 2908

Теория поколений — последние несколько лет тема популярная.  Наш эксперт Юлия Матвеева уже около 20 лет занимается обучением и развитием как преподаватель, бизнес-тренер и психолог, 10 лет изучает и особенности теории поколений...

Инструменты

Как научиться слепой печати на клавиатуре за неделю

6 Декабря 453

Приятно наблюдать за тем, как кто-то увлеченно и красиво печатает на клавиатуре с огромной скоростью, и при этом еще и не подглядывает на значения клавиш. В такие моменты испытываешь искреннее желание научиться печатать так же. Вы можете...

Инструменты

Структуры процессов и проектов

6 Декабря 435

Во время построения панели управления бизнесом в виде структуры процессов и проектов организации произошла одна очень жаркая дискуссия. Спорили менеджеры по продажам и производственники о том, как передавать клиента от продаж к производс...