SCRUM и майнд-менеджмент

1. Что такое SCRUM

SCRUM - это практичный и эффективный инструмент управления проектами. Впервые этот метод был описан Хиротаки Такэути и Икудзиро Нонака в 1986 году в статье The New Product Development Game в журнале Harvard Business Review, и с тех пор завоевал популярность во всем мире.

Термин “SCRUM” взят из регби. И обозначает «схватка».

Рис 1. Происхождение термина

В основе SCRUM лежат две основные идеи:

• Наглядное представление задач с прогрессом их выполнения (taskboard),
• Командная работа на старте проекта, во время регулярных промежуточных встреч и при подведении итогов проекта.
• Наш опыт показывает, что SCRUM позволяет решить такие часто встречающиеся ситуации в проектах как:
• Нарушение сроков одним или несколькими участниками проекта. Причем не только нарушение сроков, но и отсутствие предупреждения об этом остальных участников или предупреждение в последний момент, когда ситуация становится критической
• «Сломанный телефончик» в коммуникациях внутри проектной группы
• Низкая ответственность Заказчика за конечный результат. Ситуации, когда Заказчик изначально некорректно ставит задание, меняет пожелания в ходе реализации проекта
• Отсутствие единой обзорной картинки всего проекта у всех участников
• Отсутствие понимания своей роли в проекте у каждого из участников
• Низкая вовлеченность участников проекта в конечном результате
• Погрешности в качестве конечного продукта проекта

По этой причине мы беремся утверждать, что SCRUM результативен во всех внутрикорпоративных проектах улучшения организации.

На рис 2. Приведен пример доски задач недельного спринта. Ниже мы подробнее расскажем о планировании спринта и правилах распределения задач. Но уже по этой иллюстрации Вы можете увидеть, насколько просто и понятно представляется информация.

Рис 2. Пример доски задач недельного спринта

2. Ключевые понятия

Для того, чтобы проекты реализовывались качественно и в срок, важно определить основные термины и роли основных участников проекта:

• Productbacklog (резерв проекта) – весь объем работ по проекту разбивается на небольшие, конкретные задачи.
• Productowner (владелец продукта) – представляет видение продукта проекта, заботится о ценности продукта для бизнеса (business value) и других факторах таких как риски и зависимости.

Рис 3. Ответственность владельца проекта

Команда проекта – роли членов проектной группы строго определены. Это позволяет разграничить ответственность, сконцентрироваться на своих задачах, ничего не упустить. Каждый участник команды хорошо понимает зону своей ответственности. Благодаря четкому разграничению ролей встречи проходят более конструктивно и быстро. Владелец продукта отстаивает интересы бизнеса, описывает видение конечного продукта проекта, расставляет приоритеты. SCRUM-мастер сфокусирован на улучшении команды, преодолении разногласий.

Рис 4. Ответственность SCRUM-мастера

Рис 5. Взаимодействие между участниками проекта

На рис 5 приведена иллюстрация взаимодействия участников проекта. Владелец продукта связывает и осуществляет взаимодействие между Скрам-командой и Скрам-мастером с одной стороны и стейкхолдерами и пользователями с другой стороны.

• Спринт – короткая строго определенная по времени итерация. Обычно от двух до тех недель. Например, в компании Нокиа применяются шестинедельные спринты. Команда проекта определяет количество задач из резерва проекта, которые можно выполнить за каждую из итераций. Каждая итерация заканчивается встречей команды проекта и подведением итогов.

Рис 6. Планирование в SCRUM

Рис 7. Разбиение всех задач проекта на спринты

Рис 8. Планирование в SCRUM

Итоги каждого спринта подводятся по четкой схеме. Участники записывают выводы на карточки и размещают их в одну из трех областей: продолжить делать, прекратить делать, начать делать. И договариваются о следующем спринте.

Рис 9. Подведение итогов спринта

3. Для того, чтобы в два раза повысить скорость реализации Ваших проектов, используйте следующий алгоритм SCRUM:

Шаг 1. На первой встрече команды проекта владелец продукта ставит перед командой задачу, описывает ожидаемый результат и приоритеты. Как правило, планировочная встреча продолжается 2 часа.

Шаг 2. Команда разбивает весь проект на небольшие измеримые задачи с понятным результатом. Продолжительность задачи не должна превышать 12 часов. Каждая задача записывается на отдельном стикере (1 стикер – 1 задача).

Шаг 3. Команда определяет продолжительность спринтов в рамках проекта (2-3 недели)

Шаг 4. Команда выбирает задачи для выполнения в ближайшем спринте. (О том как можно быстро договориться о сроках и конкретных задачах, учтя мнение и опыт каждого мы подробно расскажем в следующей статье)

Шаг 5. Стикеры с отобранными задачами распределяют на доске задач (рис.2). Команда проекта совместно принимает решение о распределении задач по дням. Изначально все задачи помещаются в строку «To do» («сделать»). Доска с задачами вешается на стену в месте, в котором она будет наглядна для всех участников. В электронном виде удобно использовать для этих целей ресурс https://trello.com/. Trello позволяет не только разбивать задачу на подзадача, работать удаленно (например, мы используем этот ресурс для управления задачами в проекте организации международной конференции. В нашей команде проекта участники из Канады и Англии, Германии и Дании)

Рис 10. Trello. Пример одной из рабочих досок Виктории Бехтеревой

По мере выполнения участники перемещают задачи в столбец «Doing» («Делается») или «Done» («Сделано»). Такая наглядность включает дополнительную ответственность. Каждый видит, кто что сделал или сделает. Это позволяет рассчитывать свои действия и своевременно уведомлять о нарушении сроков или запрашивать дополнительные ресурсы. В некоторых компаниях дают возможность представителю Заказчика отслеживать ход реализации проекта. Это повышает лояльность в компании-Исполнителю и «лишает Заказчика права на незнание». Он может своевременно заметить неточности и необходимость уточнения ожиданий Заказчика.

Шаг 6. Команда составляет расписание спринта

Ниже Вы можете увидеть пример расписания недельного спринта. Помимо планировочной встречи расписание включает ежедневные 15минутные установочные встречи, на которых обсуждается, что было сделано в предыдущий день, с чем возникли сложности, какая нужна помощь и каковы планы на текущий день (классическая формула SCRUM: 1. Что сделано вчера? 2. Что планируется сделать сегодня? 3. Что мешает?). В середине спринта (в нашем примере - в среду) проводится часовая встреча проектной группы для обсуждения актуальных вопросов. Заканчивается спринт подведением итогов (обзором спринта – что было сделано) и ретроспективой (см рис 9)

4. Область применения

Примеры результативного применения SCRUM в нашей практике:

• Инжиниринговые компании (проектирование и строительство производства в области химической промышленности; проектирование и производство симуляторов и навигационных систем)

• Федеральная сеть розничных магазинов (используют SCRUM для управления проектами открытия новых магазинов)

• Консалтинговые компании

Хотите узнать о возможностях использования SCRUM в управлении проектами в Вашей компании?