Работа в openspace

По опыту корпоративных проектов несостыковки в командной работе являются одной из самых главных причин снижения результативности и одним из важнейших факторов демотивации сотрудников.

Разбирая эту проблему, часто говорят о «высоких» вещах – командном духе, и т.п. Мы же взглянем на вопрос с неожиданной стороны: очень приземленного, конкретного и повседневного взаимодействия людей, на 8-10 часов в день запертых вместе в ограниченном пространстве офиса и взаимодействующих в нем.

1. "Семеро по лавкам"

Одна из первых ассоциаций при словах «командная работа» - образ наполненной специалистами комнаты, каждый из которых четко знает свои задачи и с удовольствием и в срок их выполняет. Вот о работе в этой комнате мы сейчас и поговорим.

По статистике, более 90% офисных работников трудятся в комнатах, в которых находятся не менее трех человек, чаще - больше. Безусловно, сотрудники, находящиеся в одной комнате, очень сильно влияют на ресурс внимания и эффективность работы друг друга.

Когда мы спрашиваем у участников тренингов по тайм-менеджменту, существуют ли у них взаимные договоренности или корпоративные регламенты, которые позволяют всем находящимся в комнате работать более эффективно, то, как правило, встречаем искреннее непонимание сути вопроса. Так что создание четких и понятных договоренностей среди сотрудников, работающих в одной комнате, является одним из первых шагов при создании сильных команд.

Обычно, начиная свою работу, мы инициируем групповое обсуждение, основной целью которого является создание подобных договоренностей. Перечень договоренностей обычно оформляется на большом листе бумаги и вывешивается в комнате. На посттренингах люди делятся опытом того, как подобные договоренности приводят к существенному росту взаимопонимания и эффективности совместной работы.

2. Примеры "правил общежития" 

Все компании уникальные, и правила работы в одном кабинете тоже отличаются во всех организациях. Были и такие эксклюзивные правила, как:

- запрет для прекрасной половины человечества на надевание глубокого декольте, если они сидят напротив неженатых мужчин

- громкий удар в гонг при осуществлении продажи выше определенного значения или при выполнении сотрудником месячного плана продаж (в Отделах продаж всегда самые энергичные правила)

В нашей копилке накопилось более 60 разных правил, которые Вы можете у нас взять, заполнив регистрационную форму в конце этой статьи.

Далее же мы приведем 10 наиболее эффективных договоренностей, которые помогают чаще всего.

1. Все личные разговоры - в коридор!

Эта договоренность встречалась всегда, когда мы начинали подобные дискуссии. Печально, но факт - большинству офисных сотрудников сложно попросить своих коллег разговаривать по личным вопросам вне рабочего кабинета.

2. Если на время уходишь - бери мобильник с собой! Иначе любой имеет право его выключить!

Есть более гуманный вариант этого правила: Если коллега забыл мобильник на рабочем столе - ответь на звонок и кратко зафиксируй суть звонка на стикере, который прикрепи на клавиатуру. Какое правило Вы возьмете на вооружение - зависит от того, как договоритесь.

3. Если коллега отсутствует и к нему поступил звонок на рабочий телефон - ответь, запиши на стикере его суть и прикрепи его на клавиатуру.

Бывает, что сотруднику компании лень что-то записать для своих коллег о поступивших им звонках - он надеется, что потом обязательно вспомнит. Но часто не вспоминают... В результате страдает тот, кому звонили, но не застали на рабочем месте, а самое главное – страдает общее дело. Представляете чувства клиента, которому обещали, что «Иванов перезвонит», а он не перезвонил?

4. Весь негатив оставляем вне кабинета! Сдали нервы - сходи проветрись!

Негатив своего коллеги - это самая трудноизмеримая и одна из самых сильных причин снижения эффективности работы всех сидящих в комнате. Если кто-то нервничает, кричит, срывается - пусть он это делает где- нибудь в коридоре, туалете, в конце концов, на улице, но никак не на рабочем месте рядом с остальными.

5. Не есть за рабочим столом!

Комментарий участника тренинга: "У нас большая комната, где работает 15 человек. В углу стоит микроволновка, и, начиная с 12 и до 15 часов, мои коллеги обедают. Причем так повелось, что никто не ел за специально отведенным для этого столом - все грели еду и ели ее потом прямо за рабочим монитором, читая при этом свои сайты. Теперь я понял, почему так падала моя эффективность начиная с 12 часов до тех пор, пока я не заставлял себя идти обедать".

Безусловно, вкусные запахи отвлекают и снижают общую эффективность работы, вызывая у коллег мысли только о еде. Поэтому если в компании нет отдельной столовой или кухни, установить правила на этот счет полезно.

6. Музыка - только в наушниках и так, чтобы не было слышно другим!

Да-да, даже о таком простом правиле приходится договориваться. К сожалению, встречаются люди, которые вполне искренне считают, что музыка, которая им нравится и которая помогает им работать, точно так же нравится и помогает работать абсолютно всем, кто их окружает.

7. Все разговоры со специалистами из других отделов, которые не касаются остальных - проводить вне комнаты!

Для этого существуют переговорные, кухни, коридоры. Но никак не кабинет, где находятся другие сотрудники, которым невольно приходится отвлекаться и слушать то, что их не касается. 

8. Если коллега занят - дергать его можно только по важному поводу!

Во всех остальных случаях вопросы и мысли лучше записать, чтобы задать в более удобный момент.

9. Если заметил поломку оргтехники, находящейся в общем пользовании - сообщи об этом техническому специалисту!

Слишком часто приходится сталкиваться с тем, что сотрудники, узнавая о поломке оргтехники, находящейся в общем пользовании, думают: "Наверняка о поломке кто-то уже сообщил, мне надо лишь подождать". В итоге подобное ожидание занимает иногда недели...

10. В12-00 и в 16-00 все сотрудники на 10 минут покидают комнату, которая в это время проветривается

Особенно это актуально там, где нет кондиционера. Хотя это правило полезно даже тогда, когда он есть, потому что:

А. Свежий воздух бодрит сильнее, чем кондиционированный.

Б. Это правило позволяет заставить делать перерывы в работе даже тех, кто их никогда не делал, и тем самым повысить эффективность их работы.

3. Как договариваться 

Наверняка все рассмотренные выше 10 договоренностей покажутся Вам простыми, естественными, и, вообще, Вы сами об этом давно думали. Проблема в том, что эти мысли, как правило, всегда остаются в головах, они не материализованы, а значит, ими нельзя управлять. Иногда руководители пишут что-то подобное и спускают сотрудникам сверху - но работают такие инструкции почему-то плохо. Это происходит потому, что командные договоренности начинают работать только в том случае, когда все члены команды их принимают и соглашаются с ними. А для этого необходимо применить специальную технологию. 

Итак, как же заставить коллег и сотрудников следовать этим договоренностям?

А не надо заставлять. Самый эффективный способ - это совместное обсуждение. Достаточно собрать всех, кто работает в одной комнате, и обсудить те вопросы и мысли, которые итак уже у всех в головах.

Поделимся с Вами формулировками, которые позволят Вам наиболее эффективно провести такую совместную встречу. "Уважаемые коллеги! Одной из целей нашего сегодняшнего собрания является создание взаимных договоренностей, которые позволят нам всем более эффективно работать при нахождении в одной комнате. Наверняка, у вас уже есть какие-то готовые идеи на эту тему. Я предлагаю Вам сейчас в течение 5 минут их записать на разложенных перед Вами листах". После того, как все мысли записаны, достаточно попросить каждого по-очереди назвать по-одной договоренности, сформулировать ее так, что бы было понятно другим, и, в случае, если все с ней согласны, записать на лист флипчарта.

Таким простым образом и рождается тот самый список командных договоренностей эффективной работы в одной комнате. Создание такого списка, с которым согласятся все, дает уникальную возможность без слов понимать друг друга - достаточно просто забывшемуся сотруднику показать пальцем на этот список, с которым он сам когда-то согласился - и все сразу встанет на свои места.

Подробнее о технологии командной работе читайте здесь:

Корпоративный майнд-менеджмент, или как создавать живые правила игры

Семь шагов к быстрому поиску решения в группе

Удачи Вам в создании командных договоренностей эффективной работы сотрудников, находящейся в одной комнате!

p.s. Вы можете изучить накопленный нами опыт и получить все примеры договорённостей командной работы сотрудников в одном кабинете/openspace. Для этого заполните, пожалуйста, эту форму, и мы пришлем Вам обещанные примеры.