Корпоративная память

Второй ключевой вопрос в компании — о корпоративной базе данных. Очевидный, казалось бы, факт: если в организации не создана система накопления знаний, вы будете неизбежно терпеть потери (порой весьма ощутимые) после ухода из компании их носителей, и богатый опыт работников, которым вы платили зарплату, навсегда останется только их личным достоянием.

Решение этих проблем есть: методология управления информационными потоками. Мы знаем, как структурировать информацию, сделать ее наглядной, чтобы менеджеры могли успешно выделять существенные аспекты, не потеряв ничего важного. Корпоративная база знаний — тот инструмент, который позволяет хранить и использовать знания, накопленные сотрудниками компании.

База может содержать самую различную информацию: корпоративные документы, образцы их заполнения и комментарии опытных сотрудников. Инструкции, регламенты, правила. Сведения о предыдущих проектах, продукты корпоративного обучения (доклады, статьи, видеозаписи выступлений тренеров), новации сотрудников. Все эти разрозненные кусочки знания могут представлять огромную ценность, если правильно их накапливать и использовать. Это давно поняли в компаниях, работающих на высококонкурентных рынках. В России knowledge management только начинает развитие.

Задумайтесь, какое время тратится в вашей компании на адаптацию нового сотрудника. Для большинства интеллектуально-ёмких профессий год — минимальный срок для того, чтобы сотрудник прочувствовал свои обязанности и достиг нормальной продуктивности. А что, если год спустя человек, в которого было вложено много сил и денег, уйдет?

Корпоративная база знаний — тот инструмент, посредством которого будет расти созданный персоналом интеллектуальный капитал. При должной структурированности база позволит в полуавтоматическом режиме готовить выборки информации по программе подготовки нового сотрудника — значит, обучение новичков пройдет намного быстрее и проще.

Однако при всех благотворных эффектах, которые может иметь корпоративная база знаний, нам редко встречалась работающая система. В лучшем случае, это библиотека внутренних нормативно-методических документов, к которой время от времени обращаются наиболее дисциплинированные сотрудники. Чаще — это полузаброшенная корпоративная wiki, в которой наиболее актуальная статья датируется... 2008 годом. Почему так происходит?

Вопрос технологии

Техническое решение должно позволять удобно и быстро находить релевантную информацию и, что чрезвычайно важно для «горизонтального» обмена, удобно и быстро вносить ее. В условиях большого количества «текучки», выделить время на написание инструкции в корпоративную базу знаний — уже подвиг, а если оформление статьи требует титанических усилий, это подвиг вдвойне. То же самое с извлечением информации: если на то, чтобы найти документ в «тормозной» системе, вам нужно потратить десять минут, вам будет проще отвлечь более опытного коллегу и уточнить у него все, что нужно.

Правила структурирования

Представьте миллион книг, грудой лежащих на полу. Полезность этой «информации» сомнительна. А если книги расставлены по полкам, каталогизированы и структурированы по ясным критериям в удобном электронном каталоге? Совсем другое дело. Как показывает практика, хранение информации даже в пределах своего собственного жесткого диска может составлять проблему, если вы активно работаете с документами. А стоит открыть к своему каталогу общий доступ, и ситуация оказывается на грани хаоса. Именно поэтому система должна опираться на четкие правила каталогизации, классификации и внесения материалов.

Мотивация персонала 

Большинство людей с опаской относится к любым новшествам. К тому же, многие специалисты воспринимают требование поделиться ноу-хау как угрозу их профессиональной ценности. Чтобы система жила, необходимо соблюдение ряда условий. Во-первых, сотрудники должны ощущать, что база полезна лично им. Во-вторых, работа с системой должна быть интегрирована в остальные бизнес-процессы компании. Если время, которое тратит сотрудник на работу с базой, приходится отрывать от основной работы, это будет вызывать естественное сопротивление и неприятие. И, наконец, в-третьих: работа должна быть учтена в системе мотивации.

Корпоративная база знаний вовсе не обязательно должна базироваться на сложном ИТ-решении. Существует немало простых и понятных инструментов, которые могут обеспечить накопление и совместное использование информации. Здесь мы рассмотрим два варианта, которые нам нравятся:

OneNote

— программа для ведения записных книжек, входящая в стандартный пакет MS Office начиная с версии 2007, но, несмотря на это, до сих пор сильно недооценена. Записные книжки OneNote позволяют глубокое древовидное структурирование информации (записные книжки — группы разделов — разделы — страницы — подстраницы — подподстраницы и т.д.), что дает возможность свободно классифицировать информацию. С другой стороны, в OneNote решена характерная проблема, свойственная древовидным классификациям, когда вам нужно решить, в какую «ветку» отнести материал, подходящий и туда, и туда. Например, куда отнести новую презентацию? В «маркетинг», или в «продажи»? А правила работы в общей записной книжке? В правила отдела, или в технические инструкции? В OneNote вы в пару кликов ставите гиперссылку: «правила работы с записной книжкой см. здесь», и ни вам (в будущем), ни вашим коллегам не придется ломать голову в поисках нужной странички.

OneNote хорошо работает в режиме общего доступа, что делает ее подходящим решением для организации совместной работы для хранения иллюстрированных текстов, простых таблиц, инструкций, правил, чеклистов. В OneNote можно организовать хранение отчетов по проекту, протоколов обсуждений, конспектов и т.п.

Ограничения (версия 2010):

Нет версии для Mac OS.

Не очень удобно реализованы теги.

Не гибкое управление правами доступа.

Недостаточно гибкое версионирование страниц.

Отсутствует специальный механизм обсуждений/комментариев.

Рекомендация: прекрасно подходит для совместного хранения знаний в небольших коллективах (ориентировочно — до двух десятков человек). В меньшей степени подходит для совместной синхронной работы над текстом/документом. Слабо подходит для хранения файлов.

Rizzoma.com

 — он-лайн сервис, наследник преждевременно почившего, но чрезвычайно инновационного проекта Google Wave. Основная особенность Rizzoma — возможность добавлять комментарий к любому месту в тексте, даже если это текст другого комментария. Эта странная, на первый взгляд, функция открывает чрезвычайно интересные возможности работы с информацией. Несколько строк текста (набросок идеи, рассказ о событии, заметки по проекту) обрастают комментариями участников, вокруг комментариев разворачивается обсуждение, но при этом, благодаря четкой привязке к точке в тексте, полностью сохраняется контекст обсуждения и изначальная структура документа. В результате живое обсуждение как бы само кристаллизуется в структуру.

Из недостатков:

Для корпоративного решения — недостаточно гибкое управление правами доступа.

Не хватает фильтров (правда, есть удобный поиск).

Нет десктоп-версии.

Рекомендация: идеально подходит для совместной работы над идеями (в том числе — в публичном формате с использованием краудсорсинга), для мозговых штурмов и общения в творческих коллективах, особенно — работающих удаленно. Результаты обсуждения становятся живой базой знаний по предмету. Не очень подходит для хранения больших объемов информации.

Управление знаниями компании — важнейшая задача в условиях информационной экономики. В мире глобальной конкуренции компании все меньше можно полагаться на ноу-хау и прошлые достижения. Стоит вам начать выпускать какое-то новшество, как вездесущие конкуренты тут же разберут его на кусочки и повторят все ваши технологические решения, к которым вы шли таким трудным путем.

Но победа будет за тем, кто быстро учится и способен постоянно генерировать новое. Один их лучших помощников в этом — корпоративная база знаний: естественная часть обучающейся организации.