Чек-лист подготовки к совещанию

Опубликовано в № от 4.12.22
Идея Ингрид Бенз, перевод Вероника Мартынова

Вам предстоит провести первое в жизни совещание. Или, возможно, Вы имеете в этом большой опыт, но пока не все совещания проходят с запланированными результатами. А, может, Вам хочется, чтобы предстоящий завтра мозговой штурм (тренинг, сессия, групповая встреча) прошел гарантировано успешно?

Для того, чтобы помочь вам провести совещание или другую групповую встречу так, чтобы участники договорились и сделали, на этапе подготовки (вы же, надеемся, готовитесь к таким мероприятиям?) воспользуйтесь чек-листом:

Цель совещания

Количество участников

Надо ли их представить друг другу? Да / Нет

1.Что вы сделаете, чтобы всех разбудить и взбодрить?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.Нужно ли вам разработать специальные правила для этой деятельности? Если да, какими должны быть регулирующие вопросы?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.Могут ли возникнуть проблемы с заинтересованностью? Если да, то какой вопрос следует задать, чтобы привлечь людей к участию?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.Следует ли познакомить участников с базовой информацией до совещания?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.Какие ключевые вопросы следует задать, чтобы группа получила необходимые ей ответы?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.Какими инструментами (практическими занятиями/процессами) вы собираетесь воспользоваться в ходе совещания?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7.Какие трудности могут возникнуть в ходе совещания?

(Вероятные причины: межличностные конфликты, скептицизм, недостаток энергии, непосильная задача, неспособность прекратить дискуссию, недостаток квалификации и т.д.)

Подготовьте стратегии преодоления для каждой возможной проблемы

Препятствия

Решения



8.Какие вопросы для оценки ситуации следует задать?

в начале совещания

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

в середине

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

и в конце

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9.Какие аудиовизуальные и прочие вспомогательные материалы вам понадобятся?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Другие статьи этой рубрики

Фасилитация для лидера

Визуальное знакомство

4 Декабря 1412

Если спросить, чем лично мы как фасилитаторы можем гордиться, так это изобретением народного метода. Перелистывая ленты соцсетей, едва ли не каждый день видим «Визуальное знакомство» в действии. Как народная песня, уже и не вспомнится мн...

Фасилитация для лидера

Онлайн-протоколирование

4 Декабря 1437

Вам, наверняка, приходилось хотя бы один раз (для многих, конечно, гораздо чаще, если не постоянно) участвовать в совещании, которое проходило примерно следующим образом.  В ходе совещания издается множество указаний и ...

Фасилитация для лидера

Секреты управления непродуктивными ситуациями

4 Декабря 5478

Продолжаем путешествовать по страницам книги Майкла Вилкинсона «Секреты фасилитации». Ее автор собственным опытом доказал, что фасилитация – это не талант, а профессиональный навык, набор инструментов и методик, овладеть которыми может к...

Фасилитация для лидера

В поисках смысла. Как создать идеологию?

4 Декабря 1483

В рамках проекта «Бизнес со смыслом» мы с Сергеем Бехтеревым выступаем как исследователи, наблюдатели или даже аккумуляторы внешнего опыта успешных российских компаний. Как вы наверняка уже поняли, проект подразумевает изучение истории о...

Фасилитация для лидера

Фасилитация будущего

4 Декабря 1370

Так получилось, что в Америке и Европе фасилитация развивается аж с 50-х годов прошлого века. В бизнесе она активно используется с 80-х. В Россию же наука фасилитация пришла не так давно, до сих пор остается «зверем невиданным» и не стал...

Фасилитация для лидера

Пошаговый алгоритм создания команды единомышленников. Часть 1. Интерес

4 Декабря 1397

Фундамент любой команды - ИНТЕРЕС. Для того, чтобы выйти из зоны комфорта, а командная работа - это всегда выход из "теплого уютного болота" человеку важно понимать, зачем ему это нужно. В данный момент у него/нее голова забит...