Чек-лист подготовки к совещанию

Опубликовано 22.03.22 , изменено 13.04.22
Идея Ингрид Бенз, перевод Вероника Мартынова

Вам предстоит провести первое в жизни совещание. Или, возможно, Вы имеете в этом большой опыт, но пока не все совещания проходят с запланированными результатами. А, может, Вам хочется, чтобы предстоящий завтра мозговой штурм (тренинг, сессия, групповая встреча) прошел гарантировано успешно?

Для того, чтобы помочь вам провести совещание или другую групповую встречу так, чтобы участники договорились и сделали, на этапе подготовки (вы же, надеемся, готовитесь к таким мероприятиям?) воспользуйтесь чек-листом:

Цель совещания

Количество участников

Надо ли их представить друг другу? Да / Нет

1.Что вы сделаете, чтобы всех разбудить и взбодрить?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.Нужно ли вам разработать специальные правила для этой деятельности? Если да, какими должны быть регулирующие вопросы?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.Могут ли возникнуть проблемы с заинтересованностью? Если да, то какой вопрос следует задать, чтобы привлечь людей к участию?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.Следует ли познакомить участников с базовой информацией до совещания?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.Какие ключевые вопросы следует задать, чтобы группа получила необходимые ей ответы?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.Какими инструментами (практическими занятиями/процессами) вы собираетесь воспользоваться в ходе совещания?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7.Какие трудности могут возникнуть в ходе совещания?

(Вероятные причины: межличностные конфликты, скептицизм, недостаток энергии, непосильная задача, неспособность прекратить дискуссию, недостаток квалификации и т.д.)

Подготовьте стратегии преодоления для каждой возможной проблемы

Препятствия

Решения



8.Какие вопросы для оценки ситуации следует задать?

в начале совещания

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

в середине

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

и в конце

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9.Какие аудиовизуальные и прочие вспомогательные материалы вам понадобятся?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Получить дополнительные материалы и скачать книгу кейсов

Мы вышлем Вам дополнительные материалы в мессенджер по номеру телефона.

Отправляя это сообщение вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Другие статьи этой рубрики

Фасилитация для лидера

Панель управления: зачем, как и когда

16 сентября 8045

В большинстве российских компаний есть правила, прописаны бизнес-процессы и регламенты, но чаще всего они спущены сверху и внедрены по принципу: «Я придумал, а вы выполняйте». Правила навязываются, контролируются, придумываются новые, но...

Фасилитация для лидера

ОРИП-модель как базовый метод вовлечения команды

16 сентября 8302

Хотим поделиться с вами базовым методом технологии вовлечения ToP, который лежит в основе многих инструментов командной работы и метода сфокусированного обсуждения. Он актуален для любого процесса командного взаимодействия и обучения.

Фасилитация для лидера

Пошаговый алгоритм создания команды единомышленников. Часть 1. Интерес

16 сентября 4423

Фундамент любой команды - ИНТЕРЕС. Для того, чтобы выйти из зоны комфорта, а командная работа - это всегда выход из "теплого уютного болота" человеку важно понимать, зачем ему это нужно. В данный момент у него/нее голова забит...

Фасилитация для лидера

Как транслировать правила игры так, чтобы их выполняли и о них не забывали

16 сентября 3865

«Где можно ознакомиться с регламентами Вашей компании?», - этот вопрос мы часто задаем во время проведения диагностики. В ответ слышим, что они хранятся в пыльном шкафу, общих папках или далеком разделе корпоративного портала SharePoint....

Фасилитация для лидера

Онлайн-протоколирование

16 сентября 6127

Вам, наверняка, приходилось хотя бы один раз (для многих, конечно, гораздо чаще, если не постоянно) участвовать в совещании, которое проходило примерно следующим образом.  В ходе совещания издается множество указаний и ...

Фасилитация для лидера

Как провести Форсайт и сценарное планирование в своей компании

16 сентября 22605

Сейчас не время заниматься стратегией – это говорят все эксперты. И вот почему. Стратегическое планирование начинается с оценки реальности, все остальное исходит из того, что есть сейчас. Но опираться на нестабильную и неопределенную ...