К счастью, вместе с бешеным рабочим ритмом и валом различной информации технологии дали нам и инструменты, чтобы с этим всем работать - запоминать, приоритезировать, выполнять. Именно об этих инструментах – программах, которые можно установить на свой смартфон или компьютер, – мы и поговорим.

Но для начала ответим на один провокационный вопрос.

Как всё успевать?

Никак, это невозможно. К этой простой истине приходит каждый, кому приходилось обращаться к техникам управления временем (тайм-менеджменту). Волшебной таблетки нет. Однако возможно успеть главное, если правильно расставить приоритеты – это мы и написали в заголовке.

Многие используют традиционные инструменты управления задачами – ежедневники, записные книжки. Это, безусловно, рабочий инструмент, и вряд ли человек навсегда окончательно откажется от бумаги. Однако практика показывает, что только бумаги недостаточно – нужны более гибкие и быстрые способы для разных направлений деятельности. О них теперь и поговорим.

Творчество

В своем журнале «Энциклопедия майнд-менеджмента» мы регулярно освещаем тему использования интеллект-карт. Это необычайно эффективный инструмент размышления, проведения мозговых штурмов и упорядочивания мыслей. Например - Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт.

Для iOS лучшая известная нам программа – iThoughts. Она также доступна для Windows.

Для Android и Windows – MindJet, который мы сами постоянно используем. Есть и довольно много бесплатных аналогов - The Brain, XMind, MindMeister – однако их функциональные возможности не так широки.

iThoughts:

Управление проектами

Особенно для любителей Agile-Scrum рекомендуем бесплатное приложение Trello. Оно позволяет наглядно отобразить проект и все его задачи, статус задачи, ответственных, сроки, и т.д. согласно методологии Scrum. С Trello также можно отобразить проект на календарь или на Gant-диаграмму.

Альтернативный инструмент того же функционала - Planner, который доступен через сервис Office365. Для тех, кто имеет любой пакет Office365 (например, почту), Planner доступен автоматически.

Trello

Planner

Управление списком дел

Лучшее известное нам приложение, позволяющее держать и упорядочивать список дел – ToDoist. В бесплатный функционал программы включены проекты (т.е. задачи можно группировать), выставление регулярных повторяющихся событий и постановка приоритетов. Это приложение устанавливается как на смартфон, так и на ПК и синхронизируется между ними. Таким образом, списком дел можно управлять с любого устройства.

Программа хороша еще и тем, что за выполнение дел в срок начисляет Вам очки («Карму»), дополнительно мотивируя на выполнение.

ToDoist

Данные откуда угодно

Многие уже пользуются услугами хранения данных в облаке. Приложений, которые предоставляют такую услугу, огромное множество – Dropbox, OneDrive,

GoogleDrive, Яндекс Диск, и другие.

Удобство такого сервиса в том, что данные могут быть доступны из любого места, где доступен интернет, независимо от устройства. Также данные синхронизируются с устройствами, на которых установлено соответствующее приложение – с ПК или смартфоном – что сильно упрощает работу с файлами.

Комплексная Записная Книга

С использованием большого количества инструментов неизбежно встаёт вопрос о том, как интегрировать важные записи из разных мест в одно. Приложение Evernote позволяет сохранять и упорядочивать практически любой контент (фотографии, текст, электронные письма, и т.д.) и в графическом виде отображать связи между ними. Evernote доступен на любой платформе и синхронизирован между всеми устройствами, на которых он установлен.

Аналогичные, но менее широкие возможности предоставляет Microsoft OneNote.

Evernote

Совместная удалённая работа в реальном времени

Сильно повысить эффективность работы может синхронная удалённая работа над документами – таблицами, текстом, презентациями, схемами. Иными словами, можно одновременно в реальном времени работать над одним и тем же документом, который хранится в облаке. Такие возможности даются приложениями OnlyOffice, GoogleDocs/GoogleSheets, Office365 (последний только недавно вышел на рынок и имеет ряд недоработок).

Управление персональными расходами

Не менее важно для профессионального и бытового порядка вести учёт расходов. Есть ряд мобильных приложений, которые позволяют быстро и эффективно упорядочить информацию о тратах. Например – Дребеденьги, HomeMoney, и Toshi Finance Budget & Expense.

ToshiFinance

Интеграция разных инструментов

У продвинутых пользователей порой дело доходит до того, что в одном процессе используется огромное количество инструментов, включая социальные сети. Недавно Microsoft через свою платформу Office365 выпустил Flow – приложение, которое позволяет настраивать взаимодействие множества инструментов между собой. Например, можно настроить почту таким образом, что все документы, приходящие по почте, автоматически сохраняются в облачное хранилище (OneDrive). Или в случае добавления нового контакта в социальных сетях автоматически добавить его в CRM-систему.

Таким образом, с помощью Flow можно автоматизировать большое количество рутинных процессов. Возможности у этого приложения внушительные - Flow поддерживает 97 приложений и протоколов.

Flow – примеры интеграции приложений

Как выбрать правильные инструменты?

К сожалению, или к счастью, единого правильного решения нет. Большинство людей постепенно выбирают и осваивают инструменты, устанавливают приложения, пробуют, оценивают. Это вполне работоспособный подход. Другой подход - выбрать день или несколько дней и просто сесть, разобраться, настроить всё сразу.

Независимо от того, будете вы делать постепенно или резко, важно учитывать кросс-платформность: то, насколько бесперебойно приложение может работать на разных устройствах с разными операционными системами (iOS и Android, например). С точки зрения мобильности и доступности данных это крайне важно.

ВАЖНО!

Если вы используете любые облачные сервисы, стоит помнить, что данные хранятся не у вас, а где-то на удалённом сервере. Принципиально к ним возможен доступ третьих сторон в случае взлома или шпионажа. Возможна также и потеря данных в случае стихийных катастроф (уничтожение серверов, на которых хранятся данные) или перекрытия доступа к ресурсам (так, в России недавно закрыли LinkedIn – хотя это социальная сеть, а не облачный сервис, тем не менее это может коснуться облачных сервисов). Это, конечно, не значит, что не нужно пользоваться облачными сервисами – просто учитывать риски.