World cafe (Мировое кафе) — метод сфокусированного неформального обсуждения

Утром они расположились большим кругом во дворе дома, но их планы нарушил дождь. Переместившись в дом, участники спонтанно разделились на две группы, которые расположились за столами. Время от времени группы прерывались, чтобы поменяться столами и обменяться идеями. Общение оказалось гораздо плодотворнее, чем они могли себе представить.

Так появилось World cafe (Мировое кафе) — метод сфокусированного неформального обсуждения. Сегодня этот метод пользуется большой популярностью во всем мире. Существует много компаний, которые специализируются только на этом методе и тематических интернет-сообществ (например, www.worldcafe-europe.net; theworldcafe.com; www.theworldcafecommunity.org). В 2005 году Дэвид и Хуанита написали об этом методе книгу The World Cafe: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter.

На просторах интернета можно встретить еще одну версию первого проведения World cafe. Рассказывают, что в 50х — начале 60х гг в США в одном из кафе собрались промышленники. Раньше их никогда не собирали вместе, объединиться для решения общей проблемы было непросто. В то время в кафе использовались бумажные скатерти, и промышленникам предложили записывать на них все идеи, которые будут возникать в ходе неформальной беседы за чашкой кофе и сигарой. 

Результаты обсуждения оказались впечатляющими, а сами участники не только нашли общий язык, но и объединились для дальнейшего взаимодействия. В дальнейшем подобные встречи неоднократно повторялись и всегда оказывались результативными.

Как бы там ни было, метод уникален. Он применяется для:

• решения комплексных проблем,
  
• получения ответа на несколько вопросов,
  
• принятия нестандартных решений,
  
• объединения нескольких точек зрения,
  
• планирования групповой работы,
  
• подведения итогов проекта, конференции, обучения, года,
  
• обмена опытом.
  

С помощью «Мирового кафе» можно за короткий промежуток времени объединить совершенно разных людей, избежать возможного недопонимания и преодолеть нежелание работать совместно. 

Неформальная дружественная атмосфера способствует расслаблению и открытости при генерации идей и последующем обсуждении, снимает возможную тревожность и скованность. Во время проведения World cafe допускается и даже поощряется возможность свободно вести беседу за чашкой чая или кофе.

Проведение обычно требует от сорока минут до трех часов в зависимости от количества участников и решаемых вопросов. От ведущего не требуется специальных умений и навыков: его задача — соблюдать тайминг и инструктировать участников.

Работа проходит в пять этапов:

1.  В течение 3-5 минут ведущий рассказывает об особенностях работы, правилах и ожидаемом результате. Участники объединяются в группы от 3 до 7 человек. Если цель встречи — найти решение трех ситуаций, то и групп будет три. В каждой группе выбирается «хозяин стола». Хозяину стола дается дополнительная инструкция: «Вы являетесь хранителем знаний вашей группы. Ваша задача — фиксировать информацию и передавать наработанное последующим группам. Следите, чтобы все принимали участие в обсуждении, поощряйте высказывание идей, пишите разборчиво. Все идеи принимаются без критики». Каждая группа получает по листу флип-чарта и маркеру для записи идей. На листе написано название обсуждаемого вопроса. Как вариант, можно записывать идеи на стикерах и клеить их на флипчарт.
2. Участники получают время на поиск всех вариантов ответа на вопрос. Хозяин стола без критики фиксирует идеи. Время на обсуждение зависит от сложности темы. Обычно — от 10 до 20 минут, не меньше, т.к. самые лучшие мысли приходят не сразу, а после некоторой «раскачки». Но и больше тоже малоэффективно: слишком утомительно и снижает энергетику работы.
3. По команде ведущего участники меняются столами (обычно по часовой стрелке). Хозяин стола остается, приветствует новую команду, вводит в тему и рассказывает о том, что наработано прошлой группой. Новые участники дополняют список своими идеями. Для наглядности можно записывать новые идеи маркером другого цвета, в другом секторе листа. Есть специальные компании, которые специализируются на выпуске оборудования для «Мирового кафе». В частности, они делают бумажные скатерти для круглых столов с заранее обозначенными секторами. Продолжительность этого этапа также обычно 10-20 минут. Следующий переход опять происходит по команде ведущего. Количество переходов зависит от количества столов, но не более пяти. Время обсуждения постепенно сокращается до 7-15 минут, потом до пяти.
4. Команды возвращаются за свои столы (те столы, за которыми они начинали работать) и подводят итоги обсуждения, систематизируют идеи, делают выводы и представляют их наглядно на листах флип-чарта или специальных фасилитационных досках. Например, можно выделить 5 ключевых идей.
5. Хозяин каждого стола презентует результаты всей группе. Обсуждение.

Таким образом в рамках четкой структуры и понятных правил создается непринужденная доброжелательная атмосфера «World cafe». С помощью этого метода можно за период от сорока минут до трех часов собрать информацию, объединить видение, найти ответ на вопросы. Достаточно лишь соблюдать следующие принципы проведения:

1. Оставайтесь в рамках контекста. Помните о цели мероприятия, выделите ключевые вопросы для обсуждения, пригласите для участия всех, кто обладает необходимой информацией.
2. Создайте уютную доброжелательную атмосферу. Гостям «кафе» должно быть комфортно, и они должны высказываться без опаски. Поэтому в начале уделите внимание мотивации на активную работу.
3. Подготовьте вопросы, которые помогут вспомнить необходимую информацию, запустят процесс генерации идей, повысят групповую энергетику, простимулируют обсуждение и помогут учесть все нюансы. Например: «О чем нам важно помнить? Это все, что необходимо для данного вопроса? Кто еще может нам помочь? Что позволило вам успешно выполнить задачу? Что надо улучшить в следующий раз?»
4. Поощряйте участие каждого. Классическое использование методики подразумевает, что любой желающий принять участие в данном обсуждении должен иметь такую возможность. Подчеркивайте ценность мнения и опыта каждого.
5. Используйте обмен разными точками зрения. Возможность переходить от стола к столу, привносить свежий взгляд, иное восприятие очень ценны. Это позволяет увидеть новые возможности и неожиданные решения, получить инсайты, почувствовать себя частью команды, важной составляющей общего успеха.
6. Прислушивайтесь как к привычным идеям, так и к неожиданным. Умение слышать окружающих — один из важнейших факторов успеха «World cafe». Синергия коллективного мышления включается, когда каждый стремится не только высказаться, но и услышать, понять точку зрения, возможно кардинально отличающуюся от своей. Это позволяет проявиться информации, которую сложно получить в беседе один на один, сделать явными скрытые знания в компании.
7. Делитесь коллективными открытиями. Последний этап Мирового кафе часто называют «урожаем» или «сбором урожая». В конце мероприятия идеи всех столов озвучиваются и объединяются в общее видение. Важно представить их наглядно и визуально понятно. Можно для этого использовать специальные графические шаблоны. О том, что такое графические шаблоны и как с ними работать, пойдет речь в одной из ближайших статей на нашем сайте.

Итак, метод «Мирового кафе» можно использовать как для сбора идей, так и для объединения накопленного опыта. Используйте его для подведения итогов конференции, обмена опытом перед стартом проекта, поиска нестандартного подхода, выявления скрытых знаний в компании. Общее число участников может быть от шести... практически до бесконечности. Попробуйте, это внесет разнообразие в ваши встречи, поможет сплотить команду и станет еще одним способом результативно пообщаться в неформальной обстановке.