Как навести порядок в начале года

1. Зачем нужен инструмент

К большинству российских организаций можно применить цитату Эвардса Деминга: «… чтобы управлять системой, нужно понимать взаимоотношения между всеми компонентами в ее пределах и людьми, которые в ней работают». Если же менеджеры управляют без понимания системы, то «…компоненты системы оказываются предоставленными сами себе, быстро становятся эгоистичными, конкурирующими, независимыми и, таким образом, уничтожают систему».

Увы, но мы часто встречаем ситуацию, когда менеджеры функциональных подразделений не понимают, как работает вся организация как единая система, и мыслят узко рамками своих подразделений. Мы это шутливо можем продемонстрировать вот таким плакатом:

Совместное построение панели управления позволяет решить следующие задачи:

• Сформировать понимание у команды менеджеров, как работает организация как единая система

• Понять, кто за что отвечает

• Осознать, что только все вместе они могут создавать ценность для клиента, что каждый влияет на конечный результат

• Понять приоритетные проекты развития организации

• Увидеть самые узкие и больные области организации.

2. Методология инструмента

Как работает организация? Когда мы задаем этот вопрос на стартовой сессии и просим на него ответить с помощью рисунка, то почти все менеджеры организации обычно рисуют организационную структуру, которая показывает, кто кому подчиняется. Это показывает в том числе на то, что в организации доминирует ручной стиль управления с красной культурой. В организациях следующего уровня обычно рисуют схему бизнес-процессов, в которой обязательно есть тот, кто платит всем зарплату – Клиент.

Панель управления – это схематичное представление всех процессов и проектов развития организации.

Визуально мы обычно показываем это в виде вот такой схемы, 

• в левом нижнем углу изображен недовольный клиент, который не знает ни о своей потребности, ни о компании, с помощью которой он может ее удовлетворить

• в правом верхнем углу изображен сверх удовлетворённый и рекомендующий клиент – как отличная цель почти любой организации

• синим цветом изображены процессы, а оранжевым – проекты, совместная реализация которых и должна привести к достижению поставленных целей организации. Визуальное представление этих процессов и проектов и есть панель управления организацией по методологии компании «Правила Игры»

Давайте научимся визуально строить эту панель управления.

3. Алгоритм применения инструмента

Участниками сессии настройки панели управления являются владельцы основных и обеспечивающих процессов организации. Как правило, это может быть от 12-15 до 40-50 человек. 

Для построения панели управления нужен 1 полный день, с 10:00 до 18:00 с одним обедом и двумя перерывами. 

3.1. Сначала расскажите участникам сессии о принципах системного подхода и видах бизнес-процессов: основных, обеспечивающих и управляющих. Обычно эта методическая часть длится не более 0,5-1 часа. 

3.2. После этого приклейке к клейкой стене две стрелочки: «Неосознанная потребность клиента» и «Сверх удовлетворённый рекомендующий клиент».

Вы готовы к тому, чтобы начать строительство панели управления организацией! 

3.3. Определите процессы верхнего уровня в общем кругу вместе со всеми участниками. В зависимости от уровня менеджерской квалификации участников, это может занять от 5 минут до 2 часов.

3.4. Попросите каждого участника группы подойти к той области, на которую он тратит больше всего своего времени. После этого с помощью оранжевых и белых карточек попросите каждого описать, из чего состоит этот процесс верхнего уровня. Белые карточки означают процессы, а оранжевые – проекты. Вот такие определения мы обычно даем им на сессии:

Описать нужно таким образом, чтобы менеджер мог с помощью этой схемы за 5 минут объяснить своему новому заместителю, из чего состоят его процессы и проекты развития.

Обычно достаточно 20-25 минут, чтобы каждый участник смог определить таким образом процессы и следующего уровня, и проекты их развития. Как только Вы почувствуете, что динамика работы стала спадать, можно начать формировать команды. 

3.5. Визуально разделите группу на команды по 5-8 человек по принципу «Кто ближе к кому стоит». Всего лучше сделать не более 4 команд: обычно 1-2 команды из основных процессов, 1 команда обеспечивающих процессов и 1 команда управляющих процессов. Попросите участникам рассказать друг другу в команде про свои процессы так, чтобы все смогли понять друг друга, задавая уточняющие вопросы. При этом каждый имеет право дописывать новые процессы и проекты, никто не имеет права снимать со стены не свои карточки.

3.6. После того, как все участники команд рассказали друг другу о своих процессах и проектах и сформировали  единое информационное поле, выберите по одному участнику от команды, который останется у стены. С помощью одного из наших любимых методов World Café (подробнее читайте в статье "Мировое кафе: решаем проблемы за чашкой чая" ) обеспечьте знакомство со всей панелью управления всех участников сессии, кроме хозяев столов. На это может уйти от 1 до 2 часов.

3.7. После того, как большинство участников сессии «упаковали» себе в голову текущее представление о том, как работает организация, можно обсудить текущие процессы и проекты в общей группе, чтобы хозяева столов тоже вошли в контекст. 

3.8. После того, как все одинаково понимают зафиксированную на стенах информацию о процессах и проектах организации, можно перейти к ранжированию и определению ответственности. Для этого мы используем обычно красные и синие метки, а так же фигуры маленьких и больших человечков, которые мы сами и производим.

Сначала происходит ранжирование по важности. Обычно дается от 5 до 7 меток одного цвета, и каждый может подойти и выбрать самые актуальные для улучшения процессы или проекты для реализации.

Потом аналогично происходит анализ по проблемности. 

После общего ранжирования мы часто даем специальные визуальные метки Первому лицу для того, чтобы он на основе общей оценки поставил свои метки и прокомментировал свое видение приоритетов. 

3.9. После оценки важности и проблемности мы рекомендуем определить владельцев процессов и менеджеров проектов (фигура большого человечка) и участников процессов и проектов (фигурки маленьких человечков). Каждый участник сессии имеет право взять любое количество фигурок и прикрепить их к тем процессам, за которые он отвечает или участвует, или проектам, которые он хочет возглавить или принять участие.

3.10. После того, как становятся видны самые острые зоны процессов организации (собравших максимальное количество красных и зеленых меток), важно обсудить в группах, как в компании есть самые приоритетные процессы для описания и повышения управляемости – после чего записать эти процессы в лист действий с обязательным ответственным. 

3.11. Сделайте финальное селфи с группой, так как вы только что за один день сделали работу, которую обычный бизнес-аналитик делает несколько месяцев – строит матрицу ответственности организации.

3.12. Перевести панель управления в электронный вид и запустить процесс регулярного описания бизнес-процессов.

4. Пример применения инструмента

В одной крупной производственной компании сменился генеральный директор. Соответственно, были сменены больше половины топ-менеджеров. Были куплены и «схантены» самые сильные эксперты на рынке. Нужно было очень быстро давать результат.  Но менеджеры, придя на новое место, очень долго старались понять, кто и за что отвечает. С помощью настройки панели управления задача была решена за один день.

5. Где применяется

Панель управления бизнесом применяется в тактических и стратегических сессиях как инструмент выстраивания пути достижения поставленных целей и формирования единого понимания системы работы организации и зон определения ответственности.

6. Риски применения

Так как панель управления опирается на то, что уже есть в организации, и сначала строится индивидуально, это простой инструмент и он не вызывает сопротивления у участников сессии. Единственным риском часто является слабая квалификации участников сессии в области процессного и проектного подхода. Именно поэтому в самом начале имеет смысл сделать методическую вставку и рассказать кратко об основных принципах процессно-проектного подхода.

7. Резюме

• Панель управления является эффективным и самым быстрым из известных нам инструментов фасилитации, который позволяет за один день сформировать у всех участников системное понимание, как работает организация, лучше понять друг друга и увидеть, кто и за что отвечает.

• Панель управления отлично отвечает на вопрос, как достигать поставленную цель. Соответственно, сначала мы рекомендуем эту цель поставить, а исходя из нее формировать проекты развития на оранжевых карточках.