Автор материала Наталия Зайцева
главный эксперт Дирекции организационного развития и контроля ООО «Интер РАО-Инжиниринг»Довольно давно занимаясь описанием бизнес-процессов, я опробовала разные техники, инструменты и шаблоны. Поделюсь методом, который использую в последнее время и который «прижился» в нашей компании.
Итак, определяем процесс, который нужно описать. Далее
описываем каждый блок (подпроцесс). Для этого используем графическую функциональную блок-схему, шаблон которой есть в MS Visio:
В описании мы используем обозначения:
В результате схема процесса (этапа) выглядит так:
На схеме представлены участники процесса, действия, которые они выполняют и их продолжительность. На стрелках, соединяющих действия, указываем результаты.
Научиться читать такую схему несложно. У нас в компании большинство сотрудников это умеют, а для обучения новых сотрудников требуется совсем немного времени.
Схема, нарисованная в MS Visio, - это уже окончательный вариант. Вся суть в ее создании. И главное здесь – вовлечение непосредственных участников процесса.
Мы описываем процесс так:
1. Организуем рабочее совещание участников процесса и экспертов;
2. Готовим «клейкую стену» (очень рекомендую приобрести в «Правилах игры»), карточки формата A5, маркеры;
3. Определяем модератора, который ведет дискуссию, пишет и клеит карточки на стену;
4. Размечаем горизонтальные строки малярным скотчем;
5. Определяем участников процесса, записываем на карточках и клеим слева на стене в соответствующих строках;
6. Определяем (подтверждаем) вход/ выход процесса (желтые карточки);
7. Участников разбиваем на две группы, каждая группа обсуждает и пишет на карточках действия процесса от «входа» до «выхода». Раскладывает на столе;
8. По очереди берем от каждой группы по одной карточке, начиная от «входа» процесса; определяем, кто его выполняет, и наклеиваем на стену, соединяя последовательно малярным скотчем (это стрелки). В ходе этой работы договариваемся о формулировках и использовании различающихся карточек, приводим участников к общей схеме;
9. Проходимся по схеме (читаем), добавляем недостающие действия, задавая группам вопросы, определяем результаты действий (пишем на стрелках);
10. Фотографируем и отдаем на оцифровку.
В итоге получаем схему в MS Visio, как на предыдущем рисунке.
Все описание мы размещаем на одной странице – компактно и наглядно. Действия каждого участника описаны в отдельной строке, что позволяет быстро определить его роль и функции в процессе.
Если процесс сложный, действия требуют пояснения или непоследовательны – добавляем страницу с комментариями или пишем их на свободном месте в рамочке прямо на схеме.
Итоговую схему рассылаем всем участникам для согласования. Руководитель проекта (или другой ответственный) утверждает ее, она сохраняется в альбоме процессов проекта и становится руководством к действию.
Слово экспертам
Зачем нужны корпоративные ценности: Как работает «управление по ценностям»?
Я написала статью «Зачем компании нужны ценности?» 4 года назад. Это был крик души на абсурд. Та статья до сих пор остаётся одной из самых читаемых на сайте «Правил Игры», и после неё регулярно приходят запросы на проведение идеологическ...
Слово экспертам
Ценности компании и их значение
Екатерина Коновалова – HR-директор компании «Фабрика Окон» рассказала о том, что такое искренний сервис, как разглядеть в человеке стремление помогать другим и почему так важно давать людям смыслы.
Слово экспертам
Интервью с Байрамом Аннаковым
«Байрам» – по-туркменски «праздник». И в самом деле, один из влиятельных людей в сфере российского бизнеса Байрам Аннаков – настоящий праздник: ума, интеллекта, мудрости, творчества. Байрам занимался заказной разработкой программного обе...
Слово экспертам
Армен Петросян - жить интересно
Автор статьи: Армен Петросян Основатель проекта "Жить интересно" Автор курса "Стодневка - экспедиция к новому Я"
Слово экспертам
Эволюция ценностей по спиральной динамике
На разных этапах развития организации ведущими становятся разные ценности. Больше того, как врачу, чтобы поставить диагноз, надо понимать, что является проявлениями здоровья, а что болезни, что нормально, а что опасно и что поможет выздо...
Слово экспертам
Когда нужно принять решение в одиночку. Персональная стена решений
Бывают ситуации, когда важно принять решение в одиночку. Вашими верными и надежными помощниками в этом вопросе станут большой лист бумаги (лучше использовать лист флип-чарта), стикеры и маркер.
