Шляпа «фасилитатора»: следить за процессом
Чтобы совещание, планерка, оперативка, сессия или другая рабочая встреча прошла максимально результативно, желательно четко понимать роль, которую вы играете. В какой-то момент вы выступаете в роли эксперта. Если возможно, обозначьте свою позицию вслух: «Сейчас я говорю как эксперт». В какой-то момент вы — руководитель. Но большую часть времени старайтесь быть «фасилитатором», т.е. тем, кто следит за процессом, за тем, как идет групповое взаимодействие.
Всегда стоять, не сидеть
Это очевидное правило почему-то не все соблюдают. Если вы хотите контролировать процесс, четко понимать, что и для чего делается, стойте. Стоя, вы лучше всего чувствуете энергию группы, видите включенность каждого участника и можете быстро отреагировать. Вы можете время от времени садиться. Желательно стоять, когда вы говорите, слушаете, пишете на флип-чарте.
Все, что говорят участники, пишется слово в слово
При необходимости уточняйте. Не сокращайте. Пишите четким разборчивым почерком, крупными печатными буквами, темным маркером (синим, зеленым, коричневым, черным). Написанное должно быть видно всем участникам.
Безоценочность
Ваша задача — поощрять участников высказываться, не давая оценки содержанию. Тогда даже самые молчаливые и осторожные поверят в то, что их мнение важно и начнут делиться своими знаниями.
Парковочные доски
Мы рекомендуем использовать минимум три:
Вопросы, которые необходимо обсудить позже
Принятые решения
Действия (кто, что, когда):
Часто пригождаются доски: слова клиентов, результаты исследований.
Зачем они нужны? Это своего рода «база знаний» мероприятия. Нередко во время совместных встреч включается коллективное мышление, появляются удачные мысли. В этот момент кажется, что мысль настолько важна, что ее никто не забудет. Как же часто это оказывается ошибкой! К величайшему сожалению, идеи забываются и теряются. Фиксируйте ценные идеи, мысли, решения. Это также позволит каждому участнику видеть, что его идеи не отвергаются, что его мнение важно, что он ценен. Это мотивирует и повышает ваш авторитет и лояльность к компании и вам лично.
Телефоны и планшетники можно использовать только для фото
Вы говорите о важных вещах, но слушают далеко не все. Кто-то уже на фейсбуке, кто-то пишет смс. Так бывает. И довольно часто. Во время обсуждений, не требующих использования планшетов, лучше попросить телефоны и планшеты убрать. Их можно доставать только для того, чтобы сделать фото.
Не входить и не выходить
Во время групповой работы, обсуждения, выступления хождения недопустимы. Это сбивает говорящего, сбивает фокус и отвлекает.
Много питьевой воды
Вы знаете, что наш мозг на 70% состоит из воды? Питьевая вода стимулирует кровообращение и повышает продуктивность работы мозга во много раз.
Вначале объясните участникам цель встречи, планируемое содержание и ожидаемый результаты
Любое общение полезно начинать с формулировки цели. Чтобы работа была максимально эффективной, мы рекомендуем в самом начале заинтересовать, вовлечь и взбодрить участников. Как это сделать? Расскажите им в течение 5-7 минут о том, для чего вы собрались, о чем пойдет речь, как будете работать и что планируете получить на выходе. Попробуйте, результаты вас ошеломят.
На сессии должны быть «все нужные люди»
В конце сессии обязательно обсудить парковочные доски и заполнить лист решений
Вам знакомо чувство растерянности, когда после долгих обсуждений, многочасового совещания вы идете к себе на рабочее место и не очень понимаете, что надо делать, какие решения приняты? Чтобы этого избежать, попробуйте в конце встречи четко проговорить ее итоги. Обсудите следующие шаги, принятые решения, ответственных и сроки.
В конце сессии договориться о цели и времени следующей встречи, а также о том, что должно быть сделано до следующей встречи
Это важный момент, позволяющий добиться исполнения принятых решений: договоритесь о том, когда вы подведете промежуточные итоги, обсудите результаты или продолжите обсуждение. Это позволит запустить процесс реализации договоренностей.
Слово экспертам
"Чтобы пошли и сделали!", или как использовать добровольное принуждение для успеха общего дела
Часто приходится слышать от руководителей пожелание к системе управления, чтобы все делалось само без участия менеджера. «Чтобы шли и делали то, что нужно. И чтобы сами догадались, что нужно!».
Слово экспертам
Исторический скан: осознанный путь из прошлого в будущее
В этой статье вы найдёте подробный алгоритм ToP-технологии под названием "исторический скан" - одной из сильнейших техник осознанного анализа прошлого опыта и его роли в планировании будущих проектов.
Слово экспертам
Как правильно протоколировать совещания
В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний. Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.
Слово экспертам
Виктория Бехтерева: управление энергией
Я давно изучаю опыт живых организаций и, знаете, что заметила? В них бурлит просто сумасшедшая энергия. Много хорошей, позитивной, созидающей энергии. Люди находятся в состоянии постоянного драйва, действия, стремления к чему-то новому, ...
Слово экспертам
Медитация и осознанность: что это и зачем?
Движение осознанности (mindfulness movement) стремительно набирает популярность в западном мире. Если раньше медитацию практиковали только люди, увлекающиеся разного рода духовными практиками, то сейчас это считается самым обычны...
Слово экспертам
Александр Кравцов - интервью о бизнесе и счастье
Есть предположение, что цивилизация дельфинов существует в 50 раз дольше нас, что они счастливее и живут так, как, посмотрев на их, могли бы жить и мы. Я задумался об этом. Раньше, работая над брендом, мы делали телерекламу и занимались ...