Важное и срочное - правила управления задачами

Руководители:

Подчиненные:

• Поручения назначаются часто туманно и неопределенно, например,«Разобраться и доложить», «Сделайте, что бы все было в порядке» и др.

•  Подчиненные принимают к исполнению любые туманные поручения руководителя

• Назначенные поручения нигде не фиксируются, и, как следствие, руководитель о них забывает

• Подчиненные не фиксируют поручения руководителей или записывают себе в ежедневник, но так, как они сами поняли, а не так, как представлял себе это руководитель.

• Руководитель не дает права подчиненным сказать, что поручение нельзя выполнить в срок или что недостаточно ресурсов для выполнения

• Подчиненные молчат и не задают вопросов, даже если им ничего непонятно (дабы не показаться глупыми и некомпетентными)

• Руководитель назначает задачи с мнимой срочностью, например,«чтобы презентация была готова к 9:00 завтра», а потом подчиненный узнает о том, что презентация пылится на столе шефа без движения уже неделю.

• Подчиненные не воспринимают срок выполнения задачи как обязательный. Если он обязательный, то об этом должно быть отдельное предупреждение от руководителя. «Так бы сразу и сказали, что Вам именно к 9:00 утра нужна презентация»

• Руководитель не контролирует, правильно ли подчиненный понял, что точно нужно сделать - в итоге на выходе получает совсем не то, что он хотел.

• Подчиненный не подтверждает у руководителя, правильно ли он понял задачу - вдруг подумают, что он несообразительный и не соответствует своей должности.

• Руководитель не находит время на то, чтобы проконтролировать промежуточные результаты выполнения поручений, и опять же в конце получает совсем не то, что поручал.

• Подчиненный откладывает выполнение задачи на самый последний момент и до последнего дня ничего не делает - все равно руководитель раньше не проконтролирует.

• Руководители всегда по-разному реагируют на случаи неисполнения поручений: часто вообще не замечают даже в самых критичных случаях, а иногда устраивают выволочки из-за пустяков (накопилось, что поделаешь).

• Подчиненный никогда не знает, за что его накажут на этот раз - а если так, то нет смысла гадать и стараться - все-равно в чем-нибудь, да будешь виноват.

Правило:

Комментарий консультанта:

1. Правила назначения задачи

1.1. Функция руководителя заключается не только в том, чтобы назначить задачу, но и в том, чтобы получить подтверждение  принятия выполнения этой задачи от сотрудника

Наш многолетний опыт показывает, что часто руководители забывают об этом простом принципе. Как часто на совещании руководители как из пулемета назначают поручения и сроки, подчиненные молча записывают все в ежедневники и ничего потом не выполняют!

  1.2. Задача, назначаемая сотруднику, должна соответствовать принципам SMART: конкретика, измеримость, достижимость, привязка к сроку, согласованность

Часто руководители экономят секунды на том, чтобы четко сформулировать задачу. Потом теряют часы из-за того, что задача делается не так, как нужно было.

  1.3. Руководитель должен отдельно выделять время для подготовки к делегированию, делегирования и контроля задач подчиненным. Крайне нежелательно делегировать задачи «на ходу»

Задачи, делегированные «на ходу», как правило забываются и воспринимаются как менее приоритетные.

2. Правила принятия задачи

  2.1. Сотрудник перед принятием всегда должен проанализировать задачу, и, если он понимает, что не может ее сделать (не хватает времени, квалификации, знаний, информации, бюджетов и других ресурсов) - он должен сразу аргументированно сообщить руководителю о реальных сроках выполнения задачи, и причинах, по которым задачу нельзя выполнить в срок.

Цитируя Александр Фридмана, уместно привести такое правило: «Подчиненный всегда имеет право задать вопрос "Как?"».

  2.2. Принятая задача обязательно должна быть зафиксирована сотрудником в «Книжечке» без напоминания руководителя.

Это же правило можно перефразировать таким образом:

«Сотрудник после встречи с руководителем обязан в течение двух часов прислать по электронной почте («Книжечка») все назначенные руководителем задачи».

  2.3. Срок выполнения задачи является законом. Если сотрудник сказал, что он сделает задачу в срок - значит он сделает задачу в срок!

Это правило должен постоянно транслировать руководитель, и показывать личным примером – в отношении взятых на себя обязательств.

3. Правила отчетности задачи и переноса срока 

  3.1. Сотрудник обязан актуализировать при выполнении задачу до конца рабочего дня, и  минимум раз в неделю актуализировать информацию о статусе выполнения всех своих задач. Для этого необходимо указывать кратко статус, вкладывать в тело задачи всю информацию и документы, получаемые в ходе исполнения.

«Книжечка» должна быть постоянным рабочим инструментом как для подчинённых, так и (еще более важно!) для руководителей.

3.2. В случае выполнения задачи сотрудник должен сообщить об этом руководителю лично на планерке, или написать запрос в «Книжечке» в случае отсутствия руководителя. Задача выполнена только тогда, когда руководитель подтвердил, что она выполнена на 100%

Задача, которую сотрудник считает выполненной, не всегда является выполненной по мнению руководителя. Но руководитель должен подтверждать выполнение задачи в течение 24 часов для того, чтобы задача закрывалась в срок.

3.3. Если сотрудник понимает, что не может выполнить задачу в срок - он должен сразу же сообщить об этом руководителю письменно и до конца дня уточнить свои приоритеты. Срок исполнения задачи не может быть перенесен менее, чем за 3 дня до окончания срока исполнения задачи.

Если сотрудник переносит задачу менее, чем за 3 дня, то это значит, что он просто откладывал ее выполнение до последнего момента. Если выполнение задачи было распланировано, то сотрудник гораздо раньше увидит, что не сможет выполнить ее в срок из-за изменившихся приоритетов – и успеть изменить приоритеты.

4. Правила завершения задачи

4.1. Руководитель обязан реагировать на все случаи наличия не актуализированных, просроченных и вовремя невыполненных задач.

Важно помнить, что сила корпоративной культуры определяется величиной отклонения от правил игры, когда происходит реагирование. В сильной культуре реагирование происходит при малых отклонениях. Как правило, достаточно малого усилия для реагирования, непринужденного вопроса или замечения. В слабой культуре реагирование происходит при больших отклонениях, и реагирование тоже требуется существенное. Поэтому лучше до этого не доводить.

  4.2. Руководителю или коллеге желательно дать ответ на выполненную задачу или вопрос/уточнение по задаче в течение 24 часов. Руководителю настоятельно рекомендуется до конца дня уточнить приоритеты сотрудника по его запросу.

Для этого крайне важно выделять время для оперативной работы с поручениями в течение дня.

  4.3. У руководителя есть беспрекословное право отвлечения сотрудника, отмены задачи  или изменения приоритетов в работе сотрудника в течение всего рабочего времени.

Нужно помнить, что руководитель в экстренной ситуации может отменить все правила. «Но профессиональный руководитель этим правом не злоупотребляет» (А. Фридман)