Семь черт отличной фасилитации

Но есть ли навыки, которые выделяют лучших фасилитаторов из общего фона?

Мы говорим: «да!» Как фасилитаторы и преподаватели фасилитации мы обучили более 20 000 фасилитаторов после запуска нашего курса «Эффективный фасилитатор» в 1993. Некоторые из них были новичками, но большая часть были очень опытные. Через работу с людьми со столь разным опытом мы выделили то, что мы считаем отличительными чертами – ключевыми навыками, которые отделяют отличных фасилитаторов от средних.

Нужно немало навыков, чтобы быть отличным фасилитатором. Но для фасилитаторов, которые уже знают механику процесса и желают достичь мастерства, мы рекомендуем фокусироваться на этих семи ключевых группах навыков.

1.       Отличные фасилитаторы знают, что важно установить и поддерживать высокий уровень энергии. Работаете ли вы с группой по программе длиной в неделю или фасилитируете собранную команду, которая встречается на час-два еженедельно, ваши участники ожидают от вас установления темпа. Зачем ставить высокий темп? Мы нашли, что высокая энергия делает три важных вещи:

• Вовлекает группу тем, что завладевает их вниманием, интересом и делает процедуру веселой.

• Заряжает энергией проект опосредованно (т.е. энергия фасилитатора намекает участникам, что «это должно быть важно, потому как этот человек увлечён этим»).

• Повышает восприятие самоуверенности фасилитатора участниками; в своем бизнесе мы нашли, что обратное тоже возможно: фасилитаторы с низкой энергетикой воспринимаются участниками как неуверенные в себе!

2.       В каждой фасилитируемой сессии есть конкретные периоды, когда фасилитатор замолкает, и говорит группа. Это очень типично для мозговых штурмов и составления списков. Средние фасилитаторы выясняют, какие они будут задавать вопросы. Отличные фасилитаторы прекрасно понимают, что то, как они зададут «фокусирующие вопросы», будет сильно влиять на качество ответов. Поэтому они задают фокусирующие вопросы, которые вызывают яркий образ. Люди «видят» свои ответы и быстро отвечают информацией по теме.

Секрет Второго типа фокусирующего вопроса

• Начните с фразы подталкивающей к формированию образа («Подумайте о…», «представьте…», «вообразите…», «если…» )

• Разверните образ чтобы участники могли видеть свои ответы (минимум две фразы).

• Задайте прямой вопрос.

Примеры вопросов Первого и Второго типов

• Первый: «Каковы шаги в существующем процессе найма сотрудника?»
  

• Второй: «Подумайте о том, как вы в последний раз кого-то нанимали. Представьте все действия, которые вам нужно было выполнить, чтобы нанять человека: все проволочки, все люди, с которыми вам нужно было переговорить. Каковы шаги в существующем процессе найма сотрудника?»

3.       Хорошие фасилитаторы принимают ответы, даваемые участниками, и подводят итог, когда необходимо. Отличные фасилитаторы быстро анализируют ответы и имеют набор дополняющих вопросов для разных ситуаций. Иногда они зададут повторяющиеся вопросы, чтобы подтвердить то, что было сказано; в другом случае они могут задать прямые исследующие вопросы, чтобы оспорить тезис; перенаправляющие вопросы, чтобы вернуться к теме; вытягивающие вопросы, чтобы выйти из тупика, и т.д.

Реагирующие вопросы и примеры

1. Прямой исследующий – «Почему это важно?»

2. Косвенный исследующий – «Причина важности этого в том, что …?»

3. Перенаправляющий – «Это интересное замечание, можем мы его поставить в список проблем?»

4. Повторяющий – «Насколько я понял(а), вы говорите что … - верно?»

5. *Вытягивающий – «Есть ли решения в области ….?»

6. Продолжающий – «Что еще?»

7. Отмечающий – «Это важно, не так ли?»

8. *Заброс идеи – «Как насчет…?», «Каковы преимущества…?», «Как это записать?»

9. * Такие типы вопросов задавать только с разрешения группы.

4.       Хорошие фасилитаторы адекватно записывают общий смысл того, что говорят участники. Они могут менять формулировки, чтобы прояснить сказанное и могут записывать то, что участники «имели ввиду». В некоторых случаях они могут не записывать то, что считают несущественным. В других случаях они спрашивают у группы – стоит или не стоит записывать что-то сказанное конкретным участником. Отличные фасилитаторы понимают «Власть Пера» и понимают, как злоупотребление этой властью понижает вовлеченность участников и может приводить к дисфункциональному поведению. Отличные фасилитаторы записывают слова участников (не обязательно все) вместо своих слов. Они пишут то, что было сказано, независимо от их собственного восприятия ценности сказанного. Когда запись сделана, они используют вопросы, чтобы сам участник подчистил формулировку.

5.       Средние фасилитаторы знают механику управления группой в фасилитационной сессии, отличные фасилитаторы несут группу через этот процесс. Средние фасилитаторы выполняют пункты повестки, отличные фасилитаторы гладко переходят с одного пункта повестки к другому. Отличные фасилитаторы используют контрольные точки после каждого этапа пути: с каждым новым пунктом повестки они подытоживают то, что было сделано, и объясняют, как новый пункт повестки служит поставленным в начале сессии задачам. Отличные фасилитаторы используют примеры, чтобы помочь пониманию участников. У отличных фасилитаторов есть подход к инструктированию участников точным, ясным и ёмким образом.

6.       Средние фасилитаторы понимают, что дисфункциональное поведение участников может пустить сессию под откос. Поэтому они слегка побаиваются дисфункциональных ситуаций. Они часто игнорируют ранние проявления дисфункции, надеются и молятся, что она быстро пройдет, если появится. Отличные фасилитаторы знают, что надежда – не стратегия! Во время подготовки они ищут признаки потенциальной дисфункции и заранее принимают меры для осознанного предотвращения, раннего распознавания и чистого разрешения дисфункционального поведения. Если дисфункция возникает, они быстро её распознают и имеют конкретные инструменты для работы с часто возникающими дисфункциями.

Управление Дисфункцией

7.       Каждая фасилитационная ситуация уникальна. Но отличные фасилитаторы разрабатывают специальные процессы под запрос спонсора сессии. У отличных фасилитаторов есть набор стандартных повесток и процессов, на основе которых выстраивается повестка для конкретной ситуации. У них также есть метод выстраивания новых повесток с нуля, а также полный набор инструментов для вовлечения участников. Неудовлетворенные стандартными методами мозгоштурмов, группирования и приоритизации, отличные фасилитаторы имеют комплект альтернативных подходов для вовлечения – таких, как «свалить и скомкать», «вращающиеся флип-чарты», «последний стоящий», «подарки и крючки» и «паника трех вопросов».

Выделенные выше семь навыков основаны на опыте нашей организации и представляют лишь часть ключевых техник, которые проходят в курсе «Эффективный Фасилитатор». Ваш опыт может быть иным, и мы приветствуем комментарии. Двадцать лет назад многие думали, что для того, чтобы быть хорошим фасилитатором, нужен флип-чарт и маркер. Сегодня мы знаем, что для этого нужно значительно больше. Присоединяйтесь к нашим усилиям по постоянному повышению планки фасилитационного профессионализма!

В нашем курсе «Эффективный фасилитатор» мы подробно проходим семь отличительных черт, описанных выше, и более 100 инструментов и техник, основанных на десяти принципах фасилитации, показанных ниже.

Майкл Вилкинсон - Управляющий директор компании Leadership Strategies и широко востребованный тренер, фасилитатор и спикер. Сертифицированный Мастер Фасилитации и Сертифицированный Профессиональный Фасилитатор. Лидер фасилитации в США, в прошлом – член совета Юго-Восточной Ассоциации Фасилитаторов (SAF), член совета Международного Института Фасилитации (IIF). Более подробную информацию можно получить из книг Майкла «Фасилитация Стратегии для Управленцев», «Секреты Фасилитации», «Секреты Мастерских Совещаний» и «КЛИК: Книга о виртуальных совещаниях».