Ретроспектива проекта как инструмент управления идеологией компании

Зачем нужна ретроспектива?

Специальная встреча, когда команда собирается вместе после завершения проекта или любых других работ (года, месяца, недели) для проверки и адаптации методов и командного взаимодействия может стать важным

инструментом управления идеологией вашей команды.

Ретроспектива проекта - это ритуал в конце каждого проекта, который профессионалы по праву считают самым важным шагом в создании саморазвивающийся организации и улучшении качества реализуемых проектов (не важно внешних или внутренних).

Регулярное проведение ретроспективы помогает:

• всем участникам понять необходимость постоянных улучшений,
• замотивировать на достижение следующих целей,
• регулярно и незаметно отчуждать ценные знания у незаменимых специалистов,
• постоянно развивать каждого члена команды и команду в целом,
• управлять улучшениями и изменениями,
• управлять знаниями и наполнять базу знаний,
• повышать мастерство каждого.

Помимо этого улучшается продуктивность и умение видеть возможности, качество и потенциал, команда становится сильнее и получает больше удовольствия от совместной работы. Ретроспектива создает условия для того, что

наши зарубежные коллеги называют “управляемая самостоятельность”. Развивается культура обучения друг у друга.

Остановиться и проанализировать перед стартом нового проекта не бывает лишним. Особенно, если предыдущий проект не был реализован идеально и есть потенциал улучшения.

Не важно как Вы назовёте эту встречу: подведение итогов, постпроектное совещание, ретроспектива проекта или иначе. В американской армии, например, этот процесс называется after action review. Главное - чтобы это стало частью Вашего цикла регулярного менеджмента после каждого проекта.

Как проводить ретроспективу?

Важно собираться всем вместе после каждого проекта. Это очень мощный инструмент развития проектного управления, но только, если ретроспектива хорошо организованна и управляема.

Очень важна роль ведущего. Хотите придать ускорение и качество последующим проектам?

Тогда запаситесь рулоном миллиметровки (или нашей клейкой стеной) и простой белой бумаги, разноцветными стикерами, маркерами и метками для голосования (можно заменить маленькими стикерами-закладками).

Задачи ведущего просты и сложны одновременно: инициировать и мониторить, контролировать безопасность и создавать условия, при которых у участников есть возможность быть честными. Каждый проект уникален, поэтому дать пошаговый универсальный алгоритм проведения ретроспективы нельзя. В этой статье постараюсь привести общие вехи, который должна содержать каждая итоговая встреча после проекта.

1. Проектирование ретроспективы проекта

Определите цель проведения ретроспективы проекта. Полезная для управления идеологией цель помогает ответить на вопрос: какую ценность мы должны получить, чтобы оправдать инвестицию времени?

Например, это могут быть:

• найти пути улучшения реализации проектов;
• определить, что было сделано хорошо;
• понять причины проколов;
• улучшить взаимоотношения в команде.

Продолжительность ретроспективы зависит от продолжительности деятельности, итоги которой вы подводите: час для недельного проекта; четыре часа для подведения итогов месячного проекта. Чем больше участников, тем

больше вам потребуется времени.

Исходя из целей и времени проработайте сценарий самой ретроспективы.

2. Возможный сценарий ретроспективы проекта

Шаг 1. В самом начале важно заинтересовать участников в предстоящем мероприятии и погрузиться в контекст. Расскажите о цели и задачах встречи. О тайминге и планируемых результатах.

Шаг 2. Раздайте каждому участнику стикеры (если Вы используете обычную бумагу) или половинки А4 (если используете клейкие стены) и черные маркеры. Попросите записать, какие события общественной и политической жизни оказали влияние на проект, итоги которого Вы подводите. Что влияло на проект? Дайте на эту работу минут 5-7.

Шаг 3. В группах по 4-5 человек попросите обсудить и записать на стикерах или картах другого цвета (можно вырезать человечков) ключевых людей, которые оказали влияние на проект. На больших - присутствующих в аудитории, на маленьких - отсутствующих. Это может быть просто имя, или имя и должность. 5-7 минут

Шаг 4. Возьмите клейкую стену или рулон миллиметровки или белой бумаги и нарисуйте внизу линию времени.

Обсудите все вместе основные вехи проекта, переломные моменты и ключевые события. Нанесите их на линию времени.

Шаг 5. Далее пройдите все вместе по каждому этапу проекта зафиксировав на линии времени события, людей, знания, полученные в ходе проекта. На отдельных спикерах другого цвета или формы фиксируйте уроки проекта. Дайте каждому участнику по 7 меток (или маленьких стикеров оранжевого цвета) и попросите отметить те события, которые им приятно вспоминать. Затем дайте каждому синие метки для голосования, и попросите отметить то что их расстраивало в ходе проекта. Красными метками попросите отметить события, которые были безумием. Обсудите получившиеся результаты.

Шаг 6. Пришло время систематизировать то, чему команда научилась в ходе проекта. Для этой работы есть много методов. Приведу один из самых удобных и результативных, на мой взгляд:

Подготовьте 2 листа флип-чарта. Назовите их: “Что сработало хорошо?”, “Что надо в следующий раз делать иначе?”. Предложите каждому участнику написать минимум 5 идей для каждого из этих листов на стикерах. Подведите итоги. Обсудите знания, полученные в ходе проекта. Договоритесь о следующих шагах.

О чём важно помнить?

• Важно проводить анализ после каждого проекта;
• Истории, которыми обмениваются участники становятся ресурсом долговременного постоянного обучения и корпоративных традиций;
• Это самый рабочий способ создания корпоративной базы знаний;
• Единственный способ создать рабочую команду с общим фокусом;
• Помогает вовлекать и мотивировать, управляя идеологией за счет того, что всем нам важно рассказать о своем вкладе и пояснить, как он помог достичь общего результата;
• Фокусирует не только на продукте проекта, но и на процессе командного взаимодействия.

Что почитать?

1. Project Retrospectives. A handbook for team reviews. Norman R. Kerth

2. Agile retrospectives: making good team great. Esther Derby, Diama Larsen

3. Advanced Facilitation Strategies. Ingrid Benz

Декабрь и январь - лучшее время для энергетизации сотрудников подведением итогов и формирования небезразличия к целям следующего года.

Используете ли Вы эту уникальную возможность?