Правила командного майнд-менеджмента

Шляпа «фасилитатора»: следить за процессом

Чтобы совещание, планерка, оперативка, сессия или другая рабочая встреча прошла максимально результативно, желательно четко понимать роль, которую вы играете. В какой-то момент вы выступаете в роли эксперта. Если возможно, обозначьте свою позицию вслух: «Сейчас я говорю как эксперт». В какой-то момент вы — руководитель. Но большую часть времени старайтесь быть «фасилитатором», т.е. тем, кто следит за процессом, за тем, как идет групповое взаимодействие.

Всегда стоять, не сидеть

Это очевидное правило почему-то не все соблюдают. Если вы хотите контролировать процесс, четко понимать, что и для чего делается, стойте. Стоя, вы лучше всего чувствуете энергию группы, видите включенность каждого участника и можете быстро отреагировать. Вы можете время от времени садиться. Желательно стоять, когда вы говорите, слушаете, пишете на флип-чарте.

Все, что говорят участники, пишется слово в слово

При необходимости уточняйте. Не сокращайте. Пишите четким разборчивым почерком, крупными печатными буквами, темным маркером (синим, зеленым, коричневым, черным). Написанное должно быть видно всем участникам.

Безоценочность

Ваша задача — поощрять участников высказываться, не давая оценки содержанию. Тогда даже самые молчаливые и осторожные поверят в то, что их мнение важно и начнут делиться своими знаниями.

Парковочные доски

Мы рекомендуем использовать минимум три:

Вопросы, которые необходимо обсудить позже

Принятые решения

Действия (кто, что, когда):

Часто пригождаются доски: слова клиентов, результаты исследований.

Зачем они нужны? Это своего рода «база знаний» мероприятия. Нередко во время совместных встреч включается коллективное мышление, появляются удачные мысли. В этот момент кажется, что мысль настолько важна, что ее никто не забудет. Как же часто это оказывается ошибкой! К величайшему сожалению, идеи забываются и теряются. Фиксируйте ценные идеи, мысли, решения. Это также позволит каждому участнику видеть, что его идеи не отвергаются, что его мнение важно, что он ценен. Это мотивирует и повышает ваш авторитет и лояльность к компании и вам лично.

Телефоны и планшетники можно использовать только для фото

Вы говорите о важных вещах, но слушают далеко не все. Кто-то уже на фейсбуке, кто-то пишет смс. Так бывает. И довольно часто. Во время обсуждений, не требующих использования планшетов, лучше попросить телефоны и планшеты убрать. Их можно доставать только для того, чтобы сделать фото.

Не входить и не выходить

Во время групповой работы, обсуждения, выступления хождения недопустимы. Это сбивает говорящего, сбивает фокус и отвлекает.

Много питьевой воды

Вы знаете, что наш мозг на 70% состоит из воды? Питьевая вода стимулирует кровообращение и повышает продуктивность работы мозга во много раз.

Вначале объясните участникам цель встречи, планируемое содержание и ожидаемый результаты

Любое общение полезно начинать с формулировки цели. Чтобы работа была максимально эффективной, мы рекомендуем в самом начале заинтересовать, вовлечь и взбодрить участников. Как это сделать? Расскажите им в течение 5-7 минут о том, для чего вы собрались, о чем пойдет речь, как будете работать и что планируете получить на выходе. Попробуйте, результаты вас ошеломят.

На сессии должны быть «все нужные люди»

• Все, кто имеет право голоса.
• Лидеры мнений.
• Все, чье мнение важно для принятия взвешенного решения.
• Нельзя брать тех, кого планируете увольнять.

В конце сессии обязательно обсудить парковочные доски и заполнить лист решений

Вам знакомо чувство растерянности, когда после долгих обсуждений, многочасового совещания вы идете к себе на рабочее место и не очень понимаете, что надо делать, какие решения приняты? Чтобы этого избежать, попробуйте в конце встречи четко проговорить ее итоги. Обсудите следующие шаги, принятые решения, ответственных и сроки.

В конце сессии договориться о цели и времени следующей встречи, а также о том, что должно быть сделано до следующей встречи

Это важный момент, позволяющий добиться исполнения принятых решений: договоритесь о том, когда вы подведете промежуточные итоги, обсудите результаты или продолжите обсуждение. Это позволит запустить процесс реализации договоренностей.