Опыт распределенная команда. Как искать, нанимать и вовлекать удаленных сотрудников

Алексей Бояршинов о «Корада»:

«Мы всегда были местом для работы людей, которые хотят интересных задач. Поскольку мы идем по пути постоянных изменений сами, то и люди у нас уживаются только такие, которые хотят все время меняться. Хотят новых задач, новых проектов, новых вызовов. Все это у нас есть в избытке».

 Сегодня география «Корада» - это Центральный офис в Москве, офис в Севастополе, а также сотрудники в Санкт-Петебурге, Набережных Челнах, Белгороде, Красноярске, Уфе, Благовещенске, Чебоксарах, Саратове, Беларуси (г. Мозырь). Штат - 30 человек, больше половины из них работают удаленно из разных городов.

Стены офиса переехали в виртуальную реальность. Совместное рабочее пространство организовано на портале Битрикс-24. В нем происходит общение по рабочим и не рабочим вопросам, планируются праздники, ставятся задачи, ведется работа с потенциальными клиентами, в профильных группах обсуждаются методологические, архитектурные вопросы. Здесь есть место шуткам, новостям о погоде, котиками - всему, что в типичном офисе происходит за чашкой чая.

Для проектной работы используется внутренняя учетная система на 1С. Тотальная цель - автоматизация всего, и к этому мы планомерно движемся. Мы не бирюзовая организация, до этого еще не доросли. У нас проектно-ориентированная компания. Руководитель проекта классическим способом декомпозирует цель на этапы и далее на задачи, запрашивает и получает ресурсы, распределяет людей и ведет проект. Все по классике жанра.

Часть команды работает в офисе. Это те, кто должен непосредственно встречаться с заказчиком: внедренцы ИТ-систем, консультанты, руководители проектов, либо те, кому необходимо быть погруженными в «генокод» компании.

Биография:

Алексей Бояршинов выпускник МГТУ им. Баумана. Поработав по найму, освоив профессию и бизнес от рядового программиста 1С до генерального директора, как это часто бывает, не сошелся во взглядах на будущее с партнерами и... в 2011 году основал свое дело «с нуля». Он не хотел работать с 1С, был уверен, что уже сделал все, что мог. Но другие направления требовали или существенных вложений, или знаний, которых не было. В этих условиях сфера 1С казалась неплохим временным вариантом. Сложилось иначе. Теперь он гордится своим предприятием и уже имеет план развития минимум  на семь лет вперед. 

Причины создания распределенной команды

Некоторое время назад мы категорически решили для себя не работать с удаленными специалистами. У нас на тот момент был не самый лучший опыт работы с фрилансерами, среди них часто попадались безответственные раздолбаи. Удаленщики почему-то ассоциировались с ними. Но потом... Мы открыли филиал в Севастополе, появились сотрудники, работающие в Крыму удаленно. И этот кейс оказался весьма успешным. Теперь я с уверенностью могу сказать, что удаленная команда - это отлично по нескольким причинам.

Экономика. Простая истина: бизнес должен зарабатывать деньги. Зарплаты в регионах, ниже, чем в столице. Это позволяет либо сделать услуги более дешевыми, ибо увеличить маржу, либо позволить себе более высококлассных специалистов. При этом предложить им высокую по уровню региона зарплату и все равно сэкономить.

Социальный аспект. Хорошие специалисты рвутся в Москву зачастую не потому, что мечтают жить в столице, а просто не могут реализоваться в своем маленьком регионе. Дать интересную, интеллектуальную и высокооплачиваемую работу людям по всей территории РФ, вне зависимости от области, города или деревни, где они живут, – достойная задача.

Качество человеческого капитала. Найти крутого программиста, аналитика, архитектора или консультанта гораздо проще, если ты не ограничиваешься регионом.

Покрытие разных часовых поясов. В нашей сфере удобно работать в разное время. Например, обновить рабочую ИТ-систему рано утром, до начала работы пользователей. Или, наоборот, сделать что-то, когда все сотрудники клиента уже ушли домой. Здорово иметь возможность работать утром, вечером и ночью, благодаря тому, что у тебя есть люди в разных часовых поясах.

Всю работу по построению эффективной удаленной команды я бы разделил на три этапа: поиск и прием, адаптация и организация текущей деятельности. Расскажу по порядку, как выстроены эти процессы в нашей компании.

Как мы ищем и нанимаем людей

Мы для себя выделили 4 типа удаленных сотрудников:

- не работали удаленно вообще, не знают, каково это;

- уже работали так и ищут именно такую работу;

- подрядчики/аутсорсеры;

- могут работать и в офисе, но по определенным причиным ищут удаленную работу.

Мы не работаем с профессиональными аутсорсерами, потому что для нас важно, чтобы человек уделял нам 100% своего рабочего времени.

Проще всего строить отношения со 2-й категорией. Такие люди уже понимают, чего ожидать от удаленной работы, знают, что будет система постановки задач. А еще они уже проверили свою самоорганизацию, и поняли, что достаточно самостоятельны.

Люди из первой категории могут быть прекрасными сотрудниками, но на этапе старта многого опасаются: как будет ставиться задача, как она будет проверяться, как будут оформлены отношения, как понять, к кому можно обратиться с вопросом. Терпеливый разговор и подробные ответы на все вопросы новичка обычно снимают опасения.

 В среднем в нашу компанию приходит 2-3 новых человека в месяц. Не все проходят испытательный срок. На мой взгляд, нет особенностей текучки среди офисных или удаленных сотрудников.

В целом схема поиска удаленных сотрудников мало чем отличается от классической. С той лишь разницей, что к каждому этапу следует подходить особенно тщательно. Поиск начинается с размещения вакинсии на hh.ru.

Я считаю, что очень важно написать вакансию на основе стиля и ценностей компании. Кроме того, мы подробно описываем профиль должности, заранее продумываем, какого человека мы ищем: от профессиональных навыков до личных качеств, и думаем о том, как все это проверить при общении с соискателями.

За год найма удаленных сотрудников мы поняли, что искать таких людей нужно в Москве, потому что люди, готовые к удаленной работе, ищут московские вакансии, а не вакансии в своем регионе. То есть лучше опубликовать московскую вакансию, с признаком «возможна удаленная работа». И прямым текстом в самой вакансии указать, что удаленная работа – возможна, чем размещать объявление, например, в Сибири. Если вам нужны люди в конкретном регионе, можно воспользоваться сервисом ClickMe в hh.ru. Это аналог таргетированной рекламы поисковиков, вы можете настроить параметры: кому и при каких условиях будет показываться ваше объявление.

Пока потенциальные кандидаты начинают реагировать на вакансию, готовимся к интервью. Обязательно разрабатываем задания и вопросы. Все, что можно проверить тестовыми заданиями, – проверяем, даем массу кейсов на то, чтобы понять, соответствует соискатель нашим ожиданиям или нет.

Собеседования всегда проходят в несколько этапов. Сначала с соискателем общается профильный специалист, чтобы оценить профессиональные навыки. Потом - руководитель. Эти люди создают отдельное друг от друга мнение о кандидате и затем обмениваются мыслями. С ключевыми сотрудниками на финальном этапе общаюсь я. Для нас важно определить ценности человека и понять, насколько он вписывается в генокод компании. Люди, работающие в офисе, каждый день тесно сталкиваются с культурой компании, им проще привить ценности, даже если поначалу существуют какие-то несоответствия. Воздействовать на удаленщиков намного сложнее. Поэтому важно, чтобы этот сотрудник изначально по своим внутренним убеждениям был близок к нашей культуре.

Адаптация сотрудников

Хороший настрой нового человека можно испортить невнятной процедурой выхода на работу. Важно не бросить человека одного в первый день, вовремя завести ему служебный аккаунт в Битрикс24 и почте. Мы обязательно представляем нового сотрудника всем коллегам, кратко рассказываем, кто он и чем будет заниматься. Самому сотруднику присылаем документы, в которых описано буквально все. Команда, структура подчинения, функционал каждого из коллег, ценности и регламенты, стратегические планы. Быстро оформляем трудоустройство, добавляем новичка в разные группы по интересам в Битриксе.

Как устроить процесс работы

Вопрос: «Как вы их контролируете?», наверное, один из самых частых. Правильнее спросить: «Как вы их ищете?». Нужно найти и нанять правильных людей, которые не будут нуждаться в мелком контроле. Тем не менее, работу необходимо организовывать даже для самых организованных.

У нас внедрена и работает система постановки задач на платформе 1С. Все задачи, над которыми теоретически может работать сотрудник, заведены в эту систему. Сюда попадают и задачи, условно говоря, «клиентские» - когда специалист работает над заявкой клиента или над проектной задачей. И задачи внутренние, связанные с планерками, обучением, подготовкой к сертификации или работе над внутренними проектами.

Один из немногих регламентов, за которым мы четко следим, - это списание времени работы. Каждый человек ежедневно, сразу по мере завершения работы над задачей, должен в системе написать результат и потраченное время. Это позволяет руководителю проекта координировать продвижение, анализировать вероятность своевременного завершения проектных работ и вносить корректировки по необходимости. Для нас это электронный аналог обычного офисного взаимодействия.

Все люди объединены в разные проектные группы, так как один человек может занимать несколько ролей и участвовать в нескольких проектах. Руководители регулярно собирают свою команду для общения голосом и разбора текущих вопросов. У нас в компании есть культура еженедельных обзоров, когда встречаются все руководители для обсуждения планов и прочих важных моментов. У всех регулярных встреч есть четкий план и тайминг.

Мы стремимся максимально автоматизировать все процессы, чтобы удаленные сотрудники не чувствовали себя вне команды. Мы разработали для себя удобную систему на платформе 1С, где размещаются все задачи, графики работ, вносятся документы по проекту, здесь можно оставить комментарий, получить обратную связь и т.д. Каждый сотрудник отмечает свое движение по проекту, чтобы все знали, на какой стадии находится та или иная задача. Конечно, без такой системы автоматизации в принципе невозможно было бы организовать удаленную работу.

Еще один важный аспект построения эффективной удаленной команды - мотивация. Очень важно дать своевременную публичную похвалу за классно сделанную работу или провести личный разбор, если что-то пошло не так. Стараемся использовать нематериальные стимуляторы эффективности. Хотя у нас в регламенте строго прописаны ситуации, при которых мы можем уменьшать объем премии, мы этого стараемся не делать. Если произошел разовый сбой, обсуждаем, исправляем и идем дальше. Люди имеют право на ошибку. Если человек «косячит» регулярно, разбираемся в причинах, если причины не в организации труда, а в человеке - расстаемся.

… и не только работа. Социализация

Я считаю, что работать должно быть интересно, а коллектив должен давать ощущение приятных, умных людей рядом. Поэтому важно подключить множество распределенных сотрудников к общему информационному полю, чтобы они чувствовали себя в команде, а не просто в электронной базе, откуда приходят задачи и деньги. Для этого мы внедрили корпоративный портал на Битрикс24. Но самое главное здесь не технологии, а то, что мы с ними делаем. Мы рассказываем о новых людях и о том, чем они будут заниматься, о начатых и завершенных проектах, о внутренних преобразованиях, семинарах и гостях. Постим фотографии с мероприятий. Есть даже специальная «тусовочная» группа, в которой можно и нужно выкладывать котиков, юморить и общаться. Есть группы по проектам, по направлениям деятельности, группа с «творческими заданиями», где обсуждаются интересные статьи, видео и книги. Фактически, каждый человек является участником множества сообществ, где-то он активный автор, где-то просто слушает вполуха новости. Все как на настоящей офисной кухне.

Конечно, пиццу с пивом и совместный просмотр кино порталом не заменить, но все же ощущение того, что ты не «один в поле воин», а находишься рядом с другими людьми, надеюсь, возникает у наших распределенных и удаленных коллег.

«Корада» практикует удаленную работу сотрудников уже почти год, и можно с уверенностью сказать, что этот эксперимент у нас удался.