Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

В прошлом году я написал для журнала Жить интересно статью на тему как подхожу к планированию. Судя по отклику и отзывам, статья очень понравилась читателям, многие решили применить ее на практике.

С тех пор прошел год, и у меня произошла масса изменений.

Если на момент написания статьи я был занят всего в 2-ух проектах: управлением дистрибьюторской компании, в которой я был совладельцем и неспешным развитием проекта «Привлечение и удержание клиентов», то сегодня я занят:

- эмиграцией, адаптацией жизни и открытием своей компании в Польше;

- созданием 2ух интернет-магазинов;

- проведением 2-месячного обучающего курса Selfmarketing;

- консультированием и персональной работой с 12 клиентами;

- подготовкой контента для проекта «Привлечение и удержание клиентов»;

- управлением командой и предоставлением услуги «Контент-маркетинг под ключ»;

- запуском агентства интернет-маркетинга;

- развитием дистрибуции в СНГ 3 европейских  FMCG производителей;

- консультациями и помощью ведущим колонки в Клубе директоров;

- написанием книги по маркетингу.

Кроме этого, в моей повседневной жизни присутствуют занятия спортом, изучение польского языка, чтение книг и полезных блогов, совершенствование целевых навыков, а также тренировки своего старшего сына.

Рассказываю это не для того, чтобы похвастаться, а для того, чтобы объяснить, почему моя старая система планирования перестала работать, и почему мне пришлось внести в нее изменения.

Итак, обо всем по порядку.

Основа системы планирования

Как и ранее, я продолжаю использовать для планирования модель Agile Results. Спустя несколько лет убедился, что эта система и ее принципы подходят мне больше всего.

Часто получаю вопросы, полностью ли я копирую систему?

Объясню свою позицию.

Я считаю, что универсальных систем планирования нет. Более того, каждый человек должен создавать удобную именно ему систему планирования. Чем больше она будет заточена конкретно под вас, тем эффективнее вы будете работать.

Поэтому из Agile Results я взял лишь часть техник, а именно:

- Метод чистого листа каждый день. Принцип, при котором вы стираете все задачи и планируете новый день исключительно исходя из приоритетов нового дня;
- Метод 3 ключевых достижений, а также модель «Должен, Следует, Могу». С помощью этой техники я разбиваю день на 3 блока, разбитых по приоритетности. Подробнее об этом я расскажу ниже;
- Ежедневные и еженедельные обзоры. Итоги дня, недели, месяца и года я подвожу в программе Day One — Bloom Built, LLC;
- Гармоничное развитие всех важных жизненных сфер.

Кроме этого в мою обновленную систему планирования

легли следующие техники:

- Zero Calendar Брайана Харриса;

- Интервальные работы и планирование дня блоками из Wake up productive Эбена Пагана;

- Техника Pomodoro для фиксации интервалов;

- Планирование личного обучения благодаря карте целевых навыков;

- Метод Inbox из знаменитой GTD;

- Метод обратного планирования (адаптация бизнес-планирования от Кемерона Герольда, описанного в книге «Уходим в отрыв»).

Получается довольно интересный микс .

Ключевые инструменты системы планирования

По сравнению с прошлым годом инструменты моей системы планирования не поменялись, а только дополнились новым — стандартным календарем iCal.

Перечислю все инструменты еще раз:

- Evernote — основной инструмент для планирования. Подробнее о том как я использую Evernote можете прочитать здесь

- Day One — мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня, недели, месяца и года

- Eggscellent  — инструмент, с помощью которого я применяю на практике технику Pomodoro.

- Wunderlist — его я использую в качестве напоминалок для задач с четкой датой завершения

- iCal — это стандартный календарь, в котором я разбиваю день на блоки, используя технику Zero Calendar

А теперь давайте покажу как работает моя система планирования на практике.

Как работает моя система планирования

Начнем с планирования в Evernote. Каждый элемент системы я буду сопровождать скриншотом и детальным пояснением. 

1 — Набор заметок в блокноте «Планирование» в Evernote

 

На скриншоте показано, как выглядит набор заметок в моем блокноте «Планирование». Он состоит из следующих элементов:

00_Входящее. На скриншоте этой вкладки нет, так как блокнот «Входящее» является отдельным блокнотом и состоит из своих заметок. Ниже я расскажу более подробнее о его структуре и предназначении.

- 01_Фундамент

- 02_План дня

- 03_План недели

- 04_План месяца

- 05_План года

- 06_Когда-нибудь

- 07_Обратное планирование на 3 года

- 08_Долгосрочные мечты и цели

- 09_Идеи

Как видим, структура блокнотов достаточно отличается от традиционных Agile Results и GTD. Далее я расскажу о каждом из блокнотов в деталях.

00_Входящее

 

Блокнот «Входящее» является отдельным элементом системы планирования со своей структурой заметок, поэтому он и не попал на первоначальный скриншот.

Он состоит из 3-ех заметок:

#1 — Входящее + To-Do

Эта заметка разбита на 3 части:

- На завтра

- На следующую неделю

- На следующий месяц.

В течение дня я складирую в эту заметку поступающие задачи и мысли, а потом переношу их в одну из 3ех частей либо в блокнот «Когда-нибудь» или «Идеи».

Важный момент: в конце дня поле «На завтра» должно быть пустым. То есть, дела должны быть либо запланированы на следующий день, либо перенесены в соответствующий блокнот.

#2 — Смотреть

В эту заметку я сохраняю ссылки на понравившиеся мне видео, которые хочу посмотреть в ближайшем будущем. Знаю, что многие скажут: «А как же Pocket?» В Pocket я обычно сохраняю видео с телефона или планшета, а потом переношу их в Evernote.

Мне гораздо удобнее, когда вся информация находится в одном месте. Таким образом, я всегда могу найти нужную информацию и перенести ее в план дня или недели.

#3 — Читать

Принцип аналогичный, как и у заметки выше. Сюда я сохраняю все материалы из рассылок, социальных сетей и rss лент, которые хочу прочитать позже.

Кроме этого, в блокнот «Входящее» отправляются все важные письма, мысли и материалы, которые нужно разобрать или над которыми нужно подумать.

01_Фундамент

 

Эта заметка — основа основ всего планирования. Она содержит мою миссию, ценности, сильные стороны и мой личный манифест.

Зная эти вещи, всегда легко направить себя на правильный путь или принять решение в сложной ситуации. Я очень часто возвращаюсь к этой заметке и вам рекомендую завести себе подобную.

02_План дня

 

По сравнению с прошлым годом структура планирования на день существенно изменилась. Если раньше план дня состоял только из 3 частей:

- 3 ключевых результатов — это 3 самые важные задачи, которые я обязательно должен выполнить в течении дня

- Ритуалов и ежедневных действий — это ежедневные действия типа занятия спортом, чтения, изучения языка

- Списка остальных задач

То сейчас список остальных задач разделился на 2 части:

- Следует — сюда относятся все дела, которые следует выполнить после того, как выполнены 3 ключевых задачи

- Могу — задачи, которые неплохо было бы выполнить, но работать над ними нужно в последнюю очередь

И, кроме этого, в планировщик дня я добавил еще несколько категорий.

#1 — Не забыть!

В эту категорию попадают задачи, о которых важно помнить в ближайшее время, но при этом я не могу присвоить им конкретный срок. Основная идея — держать все время такие задачи перед глазами.

#2 — Жду обратную связь

Сюда я записываю от каких людей и по какому проекту я жду обратную связь. Таким образом, мне очень удобно контролировать развитие всех проектов.

#3 — Делегировано

Так как теперь у меня есть ряд сотрудников, в категорию «Делегировано» я отправляю задачи, которые им поставил. Если задачи привязаны к конкретной дате, то я дублирую их в Wunderlist и выставляю срок с напоминанием.Ниже вы можете увидеть как это выглядит на практике.

 

make animated gifs like this at MakeaGif

Что мне дает такая система планирования дня?

Кроме того, что я могу сфокусировать на важных результатах, я также вижу перед глазами ситуацию по различным проектам: от кого и какую обратную связь я ожидаю, кому и что я поручил, и о каких делах нужно не забыть в ближайшее время!

Таким образом, каждый день у меня перед глазами вся моя деятельность.

Важные нюансы

Знаю, что многих из читателей беспокоят вопросы: когда лучше планировать? Утром или вечером?

Раньше я выделял несколько минут в начале дня на планирование, но со временем осознал, что вечернее планирование гораздо эффективнее. Особенно, после того как начал использовать технику Zero Calendar (подробнее о ней я расскажу ниже).

Большой плюс вечернего планирования заключается в том, что утром ты просыпаешься и знаешь точно, что, когда и в какой последовательности стоит делать. Это значительно уменьшает риск отложить задачу на потом 

Также я обязательно в конце дня подвожу его итоги, используя программу Day One. Как и раньше, она служит моим электронным дневником, где кроме выполненных задач я делаю небольшой анализ своей деятельности и выписываю свои эмоции о прошедшем дне.

В конце статьи я отдельно расскажу, зачем это нужно делать и какую пользу это приносит мне.

03_План недели

 

План недели также немного видоизменился по сравнению с прошлым годом. Общий список задач также теперь разбит на категории «Следует» и «Могу».

В остальном структура планирования на неделю полностью похожа на планирование дня, за исключением того, что в ней отсутствуют категории «Не забыть», «Жду обратную связь» и «Делегировано».

В системе планирования недели также остался «Приоритет недели» — это ключевой навык или задача, над которой я хочу осознанно сфокусировать и работать над ней ежедневно.

Каждое воскресенье я подвожу итоги недели в Day One, переношу туда выполненные задачи и провожу небольшой анализ своей деятельности. Подробнее об этом я также расскажу в конце статьи.

04_План месяца

 

План месяца полностью совпадает по структуре с планом недели. В нем есть такая же разбивка задач на категории «Должен, Следует и Могу», а также присутствует основной приоритет месяца — задача или навык, над которым я должен осознанно и сфокусированно работать весь месяц.

Каждую неделю я пересматриваю эту заметку и отмечаю, какие задачи выполнены, а также беру часть невыполненных и переношу в план следующей недели.

05_План года

 

Сразу хочу сказать, что к годовому планированию я отношусь очень гибко. Так как считаю, что год — это очень большой промежуток времени, в течение которого могут произойти события, влекущие за собой изменения приоритетов, целей и задач.

Поэтому, система планирования года включает в себя только приоритет года, 3 ключевых достижения (но и к ним нужно относиться гибко), а также список целей на год.

Этот список служит определенным вектором, который направляет мои цели и задачи в течении месяца, но не является догмой и списком задач, которые нужно выполнить любой ценой.

Новые заметки в блокноте планирования

06_Когда-нибудь

 

Заметка «Когда-нибудь» состоит из идей или задач, к которым я бы хотел вернуться в рамках года. Например, сюда могут включаться путешествия, обучающие курсы, которые займут прилично времени, бизнес-проекты, к которым я хотел бы приступить в течение года.

Заметка разбита на 2 блока: «Ближайшее время» и «Позже».

В блок «Ближайшее время» отправляются те задачи, который с высокой вероятностью могут попасть в план ближайших месяцев. В блоке «Позже» находятся задачи и идеи, к которым я вернусь в течении года.

Эту заметку я разбираю регулярно в последний день каждого месяца (для этого у меня стоит специальная регулярная напоминалка в Wunderlist) и смотрю, насколько актуальны в ней идеи.

 

Если вижу, что какие-то идеи актуальны и я могу приступить к ним в течение следующего месяца, то переношу их в план месяца. Если вижу, что есть неактуальные идеи, то просто вычеркиваю их.

07_Обратное планирование

 

Впервые о технике обратного планирования я узнал в книге Камерона Герольда Уходим в отрыв.

В книге Герольд давал полезное упражнение с помощью которого читатель должен был представить свою компанию через 3 года:

- Какой у нее уровень оборота и дохода?

- Какие продукты/услуги она продает?

- С какими клиентами она работает?

- Какой у нее офис?

- Какая корпоративная культура царит внутри?

- Какие инструменты маркетинга использует компания?

- Какие  сотрудники работают в компании? Какой у них уровень профессионализма? Какой у них уровень дохода?

После того, как вы ответили на вопросы и в деталях нарисовали будущее своей компании, Герольд предлагал начать двигаться в конечном направлении и постоянно задавать себе вопрос: что нужно сделать, для того, чтобы достигнуть желаемого уровня?

После чего читателю предлагалось спланировать, какие результаты должны быть у него в предшествующих конечному видению годах. То есть, предлагалось пойти от обратного.

В конце 2011 года я попробовал адаптировать это упражнение на личную жизнь, в результате чего у меня родились следующие вопросы:

- Где я хочу оказаться через 3 года? В какой стране, в каком окружении, в какой квартире я живу?

- Как выглядит мой идеальный день? Чем я занимаюсь в течение дня? Над какими проектами работаю?  С какими клиентами сотрудничаю? Как провожу свободное время?

- Сколько денег мне нужно для поддержания идеального стиля жизни?

- Как этого достичь, считая шаги обратно?

Сделав такое обратное планирование в конце 2011 года я был приятно удивлен, когда в 2014 году оно полностью реализовалось. В 2013 году я сделал новое обратное планирование, в котором немного поменялись мои приоритеты, и уже к осени 2015 года смог воплотить в жизнь задуманное.

Для меня это упражнение работает очень эффективно, поэтому рекомендую попробовать его и вам.

Важный совет: если решите выполнить это упражнение, то поедьте в свое любимое место. Главный критерий — оно должно быть тихим и уютным. Отключите телефон и мессенджер, чтобы ничто не могло отвлечь вас, и сфокусируйтесь на упражнении. Только так сможете создать максимально подробную картину будущего.

08_Долгосрочные цели и мечты

Скриншот этой заметки я не стал делать, так как назначение у нее достаточно простое: выписывать цели, задачи и мечты, которые я хотел бы достичь в будущем, но по сроку они не попадают в годовое планирование.

Сюда относятся различные бизнес-проекты, страны и города для путешествий, а также различные желания, на которые сейчас нет времени.

Этот блокнот я регулярно пополняю появившимися желаниями, а перебираю его при годовом планировании. Те, задачи/мечты, которые могу реализовать в предстоящем году, переношу в планирование года, остальные оставляю храниться.   

09_Идеи

Структура этой заметки также достаточно проста — сюда попадают все свежие идеи, которые приходят в голову в течение дня. Эту заметку я разбираю каждое воскресенье, подводя итоги недели.

Все идеи я раскидываю по соответствующим заметкам, иначе они просто забываются либо пропадает мотивация их выполнять 

Поэтому в конце недели эта заметка должна обязательно стать пустой!

Что я убрал из системы?

Если вы читали мою прошлогоднюю статью о системе планирования, то наверняка заметили, что в обновленной системе отсутствует ряд заметок, а именно:

- Пятничный обзор

- Проекты

От пятничного обзора я в итоге отказался и стал подводить итоги недели по воскресеньям. Блок с проектами я перенес в ежедневное планирование. Управлять ими стало намного удобнее.

2 — Принципы планирования

 #1 — Zero Calendar и планирование блоками

 

О технике Zero Calendar я впервые прочитал в блоге Брайана Харриса. С тех пор она стала незаменимым инструментом в моей системе планирования.

Основная идея техники заключается в том, что мы должны разделить свой день на различные важные для нас блоки (например, спорт, чтение, работа, почта, социальные сети, семья, и т.п.) и зарезервировать время для каждого их них. В идеале, наш день должен быть расписан от момента пробуждения до отхода ко сну.

Таким образом, мы можем осознанно спланировать и выделить время для всех значимых для нас проектов, а также для отвлечений (звонки, почта, социальные сети).

Мне эта техника помогла в разы увеличить свою продуктивность.

 #2 — Чистый лист

Метод чистого листа был взят из Agile Results. Его основная идея — планирование каждого нового дня с чистого листа. То есть, вы не тянете за собой накопившиеся хвосты с предыдущего дня, а планируете новый день заново.

Таким образом, вы сразу фокусируете себя на важных для завтрашнего дня делах, а не на зачищении хвостов.

#3 — Система напоминаний

 

Система напоминаний нужна для того, чтобы не забыть о делах, привязанных к конкретной дате (например, платеж от клиента, встреча и т.п.), а также о регулярных делах, таких как разбор заметок из блокнота планирования (об этом я писал выше), оплата за квартиру и интернет, чистка подписного листа.

Все напоминания я веду в программе Wunderlist, которая синхронизирована с моим календарем. Поэтому, все напоминалки автоматически попадают в план конкретного дня.

3 — Подведение итогов

 

Каждый день я использую приложение Day One для подведения итогов дня (выше на скриншоте можете увидеть интерфейс приложения).

Сюда я переношу выполненные задачи из Evernote, а также анализирую, что получилось и не получилось (а также почему не получилось) в течение дня. Кроме этого, выписываю свои эмоции, для того, чтобы не накапливать в себе любые негативные эмоции, находить их первоисточник и удалять его.

Каждое воскресенье по такому же принципу я подвожу итоги недели, отмечая их отдельным ярлыком, а в конце каждого месяца/года — их итоги.

 

Зачем это делать?

Непосредственно об эмоциональной составляющей я рассказал выше. Теперь объясню, зачем я сохраняю выполненные задачи.

Дело в том, что я (уверен, что и вы с этим сталкивались) периодически сталкиваюсь с чувством того, что мои цели находятся далеко и я никак не могу их достичь. Соответственно, начинаю себя корить, что работаю недостаточно продуктивно.

Но проблема как раз в другом.

Чем больше вы делаете, чем больше целей достигаете, тем масштабнее становятся ваши цели!

Поэтому дневник помогает отследить, насколько эффективнее становитесь вы, сколько достижений уже у вас есть, и насколько вы движетесь вперед.

Эту идею хорошо передает мысль одного из моих самых любимых авторов Джеймса Алтучера:

Перестаньте сравнивать себя с другими! Сравнивайте себя с самим собой вчера, и ставьте себе цель каждый день стать на 1% лучше. Таким образом, через год вы станете в 3 эффективнее, чем сейчас.

Спустя 3 года такой осознанной и сфокусированной работы над собой, вы гарантировано попадете в топ-200 профессионалов в своей сфере. А этого уже вполне достаточно, чтобы прилично зарабатывать себе на жизнь.

На протяжении последних 5 лет я ей руководствуюсь и могу на своем опыте подтвердить — это правило работает!

Вместо вывода

Я знаю, что многих мучает вопрос: как правильно создать систему планирования?

Мой главный вывод — делайте ее удобной в первую очередь для вас!

Не смотрите ни на кого, берите лучшее из всех известных вам систем планирования и практик тайм-менеджмента, и адаптируйте их под себя.

Идеальных решений не существует!

И помните: важно не само планирование, а действия и результаты! Только действия ведут к достижению целей и реализации планов.

Успехов!