15 "смертельных" ошибок презентатора

Ошибка 1. Неумение грамотно пользоваться iPad

Несложно быть волшебником, работая с ноутбуком и проектором. Вы загружаете свои презентации в PowerPoint или Keynote, нажимаете кнопку воспроизведения, перемещаете содержимое с помощью клавиатуры, мыши или пульта дистанционного управления. Но ваш iPad – совсем другое, он работает иначе. Вам не нужно двигать мышкой или щёлкать по слайдам на расстоянии; вы становитесь «пальчиковым маэстро», использующим свой iPad в качестве впечатляющего инструмента эффективной интерактивной коммуникации. Вам нужно знать, какие приложения могут быть полезными для вас, и как работать на iPad плавно, грамотно, ловко, чтобы делать (как сказал бы Стив Джобс) «удивительные вещи».

Ошибка 2. Занудство

1. Три вещи, которые делают презентацию унылой:
   
2. Однообразный, скучный ведущий
   
3. Неинтересная информация, в которой нет очевидной пользы для слушателей 
   

Ужасный визуальный ряд, переполненный текстом

Когда люди входят в зал для участия в презентации, их умы и тарелки переполнены. Поэтому, пока ведущий не начнет сознательно управлять вниманием аудитории, участники физически будут находиться в зале, но мысленно и эмоционально пребывать где-то ещё. Если Вы хотите достичь потрясающих результатов, скучная, монотонная презентация или речь не позволит Вам добиться этого.

Ошибка 3. Изобилие деталей

Вам не следует сбивать людей с ног потоками информации, в попытках донести до них свои идеи. Лица, принимающие решения, нуждаются в структурированной подаче фактов и информации, чтобы понять значимость принятия решения. Им не нужно становиться специалистами в  каждом мельчайшем аспекте темы обсуждения. Подумайте, сколько «абсолютно необходимой» информации Вам нужно использовать, а затем добавьте оставшийся материал в подробные распечатки для раздачи или разместите его на сайте для тех, кто хочет узнать больше. Если вы не делаете техническую, научную или инженерную презентацию, где требуется много специфической информации, придерживайтесь простоты и ясности, используя ограниченное количество «важных данных».  

Ошибка 4. Нарушение тайминга

Идея продлить обсуждение и выйти за рамки запланированного времени всегда неудачна. Если ваша презентация длится дольше заявленного времени, Вы не только потеряете своих слушателей, но ещё и рассердите, а то и заставите их отвернуться от себя. Всегда стремитесь заканчивать своё выступление раньше (за 5-10 минут до конца), особенно, если близится время обеда или конец рабочего дня. Разумная тактика, которой пользуются некоторые докладчики, заключается в предварительной договорённости о проведении презентации на 25% дольше, чем им может понадобиться, поскольку на большинство выступлений времени уходит больше, чем планируется. Это порадует группу и оставит у людей хорошее впечатление о Вас. Те, кому захочется получить дополнительную информацию, поговорят с Вами после презентации.

Ошибка 5. Много букв

Визуальный ряд Power Point, переполненный параграфами, слишком часто используется докладчиками на совещаниях в качестве подробных записей. Это позволяет им не готовиться и не вникать в суть. Намного проще взять большое количество сложных, написанных мелким шрифтом диаграмм на слайде, вместо того, чтобы попытаться создать простые, чётко структурированные слайды. Хорошие слайды с графиками, интеллект-картами или схемами намного лучше выразят идею, основные вопросы и приоритетную информацию, чем Вам удалось бы сделать с помощью текста.

Ещё хуже, если докладчик подробно зачитывает каждый слайд. Люди способны читать в 7 или 10 раз быстрее, чем Вы говорите. Старайтесь, чтобы Ваш текст на слайде, графики, иллюстрации и визуальный ряд были небольшими и чёткими, и при этом отражали лишь ключевые моменты, которые могли бы выступать в качестве опорных пунктов для Вашего рассказа.

Ошибка 6. Отсутствие подготовки.

Бывает, люди хвастаются тем, что выступают без подготовки и не нуждаются в предварительном проговаривании даже самых важных своих речей или презентаций. Складывается впечатление, что они не осознают, в каком невыгодном свете предстают, хаотично перескакивая с одной мысли на другую, вместо того, чтобы выражаться чётко, ясно и точно. Не обманывайте себя. Даже если Вы неоднократно выступали с презентациями раньше, всегда готовьтесь к ним и стремитесь быть лаконичными, понятными и убедительными для каждой отдельно взятой аудитории.

Ошибка 7. Незнакомое оборудование.

Представьте, Вы приходите в зал заседаний без подготовки, и Вам надо быстро провести презентацию с проектором и экраном, расположенными не там, где вам хотелось бы. Что, если Вы никогда не работали с предоставленным Вам оборудованием и не знаете, как им пользоваться? Слушатели увидят Вашу неподготовленность. Ваша презентация окажется под угрозой.

Высокооплачиваемые профессиональные презентаторы всегда проверяют зал, в котором будут выступать, задолго до выхода на сцену. Большинство приезжает как минимум на 4 часа или даже на сутки раньше, чтобы познакомиться со сценой, проверить количество мест и всё, что может понадобиться во время выступления. Они проверяют микрофон и усилители. Большинство привозят с собой свои собственные беспроводные системы, пульты дистанционного управления, чтобы быть уверенными в отличной работе оборудования.

Ошибка 8. Нет контакта глаз

Если Вы хотите разорвать контакт со своими слушателями, заройтесь с головой в свои записи и не отрывайтесь от iPad, либо повернитесь к группе спиной и уставьтесь в экран,  пока рассказываете о слайде. Если же, напротив, Вам важно заинтересовать свою аудиторию, посмотрите разным людям прямо глаза. Научитесь пользоваться iPad  так, чтобы при этом не терять зрительный контакт с группой, а лишь изредка поглядывать на планшет для незаметной работы с ним.  Важное преимущество iPad перед другими инструментами презентации в том, что его можно просто держать в одной руке и стоять перед аудиторией, не опуская головы. Зрительный контакт говорит о Вашей уверенности и уравновешенности, он повышаетдоверие группы к Вам. Поступая таким образом, Вы демонстрируете свою заинтересованность в людях, а не в себе, в iPad  или в чём-то ещё. Глядя на людей, вы сможете отслеживать их реакции (например, их восприимчивость, озадаченность, скуку или нетерпение) и, в зависимости от этого, что-то менять в презентации.

Ошибка 9. Извинения.

Докладчики часто совершают ошибку, делая акцент на отсутствии своего опыта в ораторстве, недостаточной подготовленности, нервозности или упущениях в презентации. Некоторые считают подобные заявления признаком скромности, или надеются,  что они вызовут симпатию со стороны слушателей. Существует большая вероятность того, что если бы докладчик не «засветил» какие-то свои недостатки или отсутствие уверенности в себе, группа этого даже не заметила бы. Подобные извинения и оправдания могут лишь повредить авторитету докладчика, а слушатели почувствуют неловкость и растерянность. Если вы понимаете, что наделали ошибок, есть шанс, что люди не обратили на это внимание. Ничего не говорите им, пусть сами разберутся!

Ошибка 10. «Стандартный».

Как часто Вы делаете презентацию «по слайду», вместо презентации «с использованием слайдов»? Есть огромная разница между этими двумя действиями. Возможно, намного проще и быстрее подготовить выступление, выбрав несколько слайдов из стандартного набора, чтобы провести обычную презентацию. Но всегда предпочтительнее подобрать материал, видеоряд и стиль презентации для каждой уникальной аудитории.

В случае с обстоятельным выступлением очень важно узнать как можно подробнее о переживаниях, потребностях, волнующих вопросах людей, с которыми Вы будете говорить. Это позволит Вам подготовить свою презентацию в соответствии с их предпочтениями. Тогда Вы совершите «лучшую сделку» вместо «стандартной».

Ошибка 11. Нет выгод.

К сожалению, многие выступающие не рассказывают, как слушатели могут использовать, применять и получать прямую выгоду от той информации или идей, о которых они узнали. Невероятно важно неоднократно (разными способами) озвучивать, как именно люди смогут получить выгоду от того, что обсуждалось и предлагалось. Использование прямых упоминаний преимуществ и неявных намёков на них поддержит интерес слушателей и в большей степени привлечёт их к участию в презентации. Мотивируйте и увлекайте.

Ошибка 12. Низкая энергия.

Если людям приходится сидеть и слушать монотонное, вялое выступление, они быстро отключаются, и либо грезят наяву, рисуют закорючки, либо утыкаются в телефон. Вам не обязательно быть мега харизматичным докладчиком, чтобы привлечь внимание группы. Даже умеренный уровень Вашей эмоциональности, активности или увлеченности даст людям повод почувствовать, что Вас самого волнует то, о чём Вы говорите. Вы не можете поднять уровень активности и воодушевления аудитории выше того, на котором Вы находитесь сами. Поэтому говорите быстрее и громче, меняйте тон голоса, двигайтесь более решительно и энергично. Страсть способствует успеху. 

Ошибка 13. «Я», «мы», «нас», «наше».

Докладчики, занимающиеся с коммерческими и маркетинговыми группами, говорящие о своей продукции, услугах или компании, совершают распространённую ошибку (примерно 95% людей делают это!), тратя своё время и внимание на то, что психологи называют  «нарциссическим синдромом».  Они обычно говорят: «Наша компания делает…», «Наши инженеры делают…», «Наша продукция превосходит…», «Мы верим, что…» и «Наша философия – это…». Вместо этого старайтесь больше внимания уделять «им». Например, переведите фокус, говоря что-то вроде: «Вы обнаружите, что наши товары повысят Вашу продуктивность, ускорив операции «АБВ» (название компании) тремя следующими способами:..», или: «Вы сказали нам, что Вы хотели бы работать с компанией, предоставляющей превосходный сервис Вашим региональным отделениям». Говорите не о себе, говорите о Ваших собеседниках.

Ошибка 14. Визуальная путаница.

Если докладчик размещает слайд или видео на экране и оставляет их после окончания работы с ними, то яркое изображение отвлекает и мешает людям сосредоточиться на ведущем. Как только Вы заканчиваете ссылаться на слайд, поставьте точку, убрав изображение, либо заменив слайд на черный. Теперь яркий свет никому не мешает, и слушатели переключаются на Вас. Лучше вообще выключить проектор за ненадобностью.

Если Вы используете PowerPoint или Keynote на ноутбуке, нажмите кнопку «B», чтобы полностью затемнить экран или вернуть изображение. Keynote на iPad  не имеет подобной опции. В любом случае лучше просто выключить проектор.

Люди сильно отвлекаются, когда ведущий стоит напротив экрана, частично закрывая обзор для некоторых участников. Если одна из важных частей видеоряда перекрывается, это может негативно отразиться на результате. К тому же, очень раздражает, когда кто-то стоит и постоянно двигается напротив просмотрового устройства. Встаньте так, чтобы все могли в любой момент увидеть то, что проецируется на экран.

И ещё: докладчики совершают ошибку, показывая изображение и говоря о разных его частях, не направляя внимание зрителей на определённые участки графиков, фотографий или иллюстраций, на которых им следовало бы сосредоточиться. Участники пытаются понять и увидеть то, о чём говорит докладчик, ссылаясь на изображение. В результате, им приходится тратить время на поиск соответствующего места на слайде, вместо того, чтобы слушать то, о чём говорит ведущий.

Не забывайте акцентировать и выделять определённые части визуального ряда с помощью подчёркивания, используя разные цвета или заключая определённую область в круг или прямоугольник, чтобы заострить внимание на ней.

Ошибка 15. Нет вовлечения.

Вспомните выступления, во время которых Вы сладко спали или успели ответить на всю входящую почту, поиграть в Angry Birds или посидеть на Фейсбук. Вряд ли во время тех выступлений Вас лично вовлекали. Если Вы хотите привлечь внимание людей, ищите способы взаимодействия с ними. Вы можете делать это разными способами, в том числе, используя свой iPad для связи с устройствами участников – перед презентацией, во время и после неё. Просите людей высказывать свои мнения, замечания и комментарии, чтобы начать продуктивную дискуссию. Задавайте риторические или реальные вопросы, чтобы они задумались и ответили вам. Эффективный зрительный контакт – это удачный путь взаимодействия с людьми. Есть какая-то «психологическая обратная связь» в обмене взглядами между Вами и слушателями.

Скопируйте эти ошибки в отдельный файл. Проходитесь по ним как по чек-листу на этапе подготовки каждой из Ваших презентаций. Проверяйте, все ли Вы предусмотрели для того, что ни одна из этих ошибок не "убила" Вашу сражающую наповал презентацию и не помешала Вам достичь цели!