Как управлять непрерывным потоком входящей информации?

Опубликовано в № от 26.03.24
Воспользуйтесь этими лайфхаками при обработке своей электронной почты и вы сократите время на работу с почтой в 2 раза

1. Видеть любое письмо в папке Входящие один раз

Часто много времени тратится на чтение одного и того же письма без принятия решения.Гораздо эффективнее всегда принимать решение в отношении каждого нового письма:
  • Если письмо не требует действия – перенести его в Архив. Зачем тратить на него ресурс внимания во время следующей проверки? В Архив!
  • Если письмо требует небольшого действия  меньше 2 минут – сделать его сразу же! Иначе в дальнейшем Вы потратите на включение и анализ этого письма больше времени. Сделать сразу!
  • Если письмо требует много времени (больше 5-10 минут), то имеет смысл перетащить письмо в Календарь и отдельно запланировать на работу с ним время

Применение этого простого алгоритма  позволяет уменьшить количество писем во Входящих… до 0!

2. Договоритесь со своими коллегами о результато-ориентированной формулировке всех писем. 

Часто сотрудники тратят много времени просто на то, чтобы понять, зачем это письмо пришло, что от них требуется, что конкретно надо сделать. Примерно 10 секунд на каждое письмо. Если писем в день 60 штук, то только на понимание цели письма может уходить 10 минут! 
Если формулировка письма начинается с глагола и отвечает на вопрос «Что конкретно сделать» - то обрабатывать входящую почту становится легче. Посмотрите: «Согласовать договор» вместо «Re: наш вариант», «Принять решение до 18:00» вместо «Что делать?!», «Отправить платеж в Гамма» вместо «Гамма: платежки».

3. Письма, требующие действия – попадают в папку «Кому». Все остальное – в папку «Информационное»

Чем выше уровень топ-менеджера – тем больше у него писем, которые требуют его внимания, но не требуют действия. Поэтому эти письма следует читать реже, один раз в день, в то время как письма, требующие действия, нужно читать постоянно.  Просто разграничьте эти два потока писем по разным папкам с помощью соответствующей настройки автофильтрации по папкам и внедрения вышеописанного корпоративного правила. 
Эти три лайфхака реально могут помочь уменьшить время на работу с почтой в два и более раза. 
Разграничьте потоки электронной почты, конкретизируйте, очистите почтовый ящик до нуля Входящих!  

Другие статьи этой рубрики

Слово экспертам

Среда, способствующая развитию

26 марта 2282

Работая психологом уже более 9 лет я чётко вижу путь и результаты клиентов на протяжении длительного времени. Я вижу, как одни двигаются и достигают поставленных целей, а другие бегают по кругу или в лучшем случае делают шаг вперёд и два...

Слово экспертам

Интервью с Филиппом Гузенюком

26 марта 2700

Филипп Гузенюк - партнер Института коучинга СПб, коуч-консультант, бизнес-тренер и преподаватель.

Слово экспертам

Виктория Бехтерева: управление энергией

26 марта 2566

Я давно изучаю опыт живых организаций и, знаете, что заметила? В них бурлит просто сумасшедшая энергия. Много хорошей, позитивной, созидающей энергии. Люди находятся в состоянии постоянного драйва, действия, стремления к чему-то новому, ...

Слово экспертам

18 книг о том, как создать и транслировать вдохновляющую корпоративную идеологию

26 марта 2533

Слово экспертам

Правила в компании

26 марта 2908

Правила как нормы поведения есть в любой компании. Но вот отношение к правилам на разных этапах развития по спирали совершенно разное.

Слово экспертам

Энергия смыслов и ценностей в компании

26 марта 6543

Бывает, заходишь в компанию и с первых минут понимаешь: это то, что надо. Здесь хочется работать, здесь хочется быть. Хотя ничего особенного вроде бы и не произошло. Офис обычный, люди сосредоточенные. Все как везде. Но остается ощущение...